Ринок зовнішнього найму зазнає дедалі більшого тиску з боку адміністративних органів та контролюючих інституцій. Особливо гострою є проблема, пов’язана з взаємозв’язком між аутсорсингом та працевлаштуванням іноземців. На практиці підприємці можуть стикатися з труднощами під час процедур легалізації праці, додатковими запитаннями щодо способу надання послуг, а також з сумнівами щодо обраної моделі співпраці.
Для компаній, які користуються послугами аутсорсингу, це означає суттєву зміну підходу до дотримання нормативних вимог.
Сьогодні недостатньо мати правильно складений договір про аутсорсинг. Підприємство повинно бути здатним довести, що аутсорсинг існує не лише на папері, а й у способі організації процесу, управлінні командою, розподілі відповідальності та щоденній співпраці на виробничому майданчику, складі чи виробничому підприємстві.
Тож як забезпечити безпеку аутсорсингової моделі, особливо коли процес реалізують іноземці?
Аутсорсинг під дедалі пильнішим наглядом
Процесний аутсорсинг широко застосовується, зокрема, у логістиці, виробництві, складському господарстві та промисловості. Він дає змогу підприємствам передати зовнішньому партнеру відповідальність за певний процес або його частину та гнучкіше реагувати на зміни попиту.
Проблема полягає в тому, що аутсорсинг не має єдиного комплексного нормативно-правового регулювання, яке б чітко визначало для підприємців межу між належним дорученням процесу та моделлю, яку можна розглядати як фактичне надання персоналу.
У разі працевлаштування іноземців проблема стає ще складнішою.
Адже органи, що займаються легалізацією, можуть аналізувати не лише документи конкретного працівника, а й фактичний характер відносин між його роботодавцем та підприємством, на території якого надається послуга.
У результаті на розгляд виноситься вже не лише таке питання:
«Чи має іноземець документ, що дозволяє йому легально працювати?»
Все більшого значення набуває також:
«За якою моделлю насправді виконується ця робота?»
Оutsourcing-договір — це лише початок
Однією з найголовніших помилок є переконання, що добре підготовлений договір достатній для забезпечення безпеки підприємства.
Цей документ є надзвичайно важливим, але він повинен відповідати тому, що насправді відбувається під час реалізації процесу.
Якщо в договорі зазначено, що зовнішній підрядник відповідає за організацію процесу, а на практиці конкретними особами безпосередньо керують керівники замовника, виникає розбіжність.
Подібна ситуація складеться, якщо підрядник формально має власних координаторів, але їхня роль обмежується виключно адміністративними питаннями, тоді як усі оперативні рішення приймає замовник.
Тому першим етапом аудиту має бути складання переліку:
те, що ми зафіксували в контракті → те, як ми насправді реалізуємо цей процес.
Чим більша різниця між цими двома зображеннями, тим більший потенційний ризик.
1. Перевірте, чи дійсно ви доручаєте цей процес
Перше запитання має бути дуже простим:
Що, власне, купує клієнт?
Якщо відповідь полягає в тому, що певна кількість осіб доступна протягом певної кількості годин, варто детальніше проаналізувати структуру співпраці.
У рамках процесуального аутсорсингу предметом послуги має бути конкретний процес, обсяг робіт або результат, за виконання яких відповідає підрядник.
Це може бути, наприклад, комплектування, пакування, сортування, контроль якості, обслуговування певного етапу виробництва або інший окремий фрагмент операційної діяльності.
Не саме слово «аутсорсинг», зазначене в договорі, визначає характер співпраці. Важливе значення має його фактичний зміст.
2. З’ясуйте, хто насправді керує командою
Це один із найважливіших елементів усієї моделі.
Аутсорсингова компанія повинна мати реальну можливість організовувати роботу власної команди.
На практиці варто перевірити:
- хто розподіляє завдання,
- хто відповідає за підбір акторського складу,
- хто визначає порядок здійснення процесу,
- хто реагує на пропуски,
- хто організовує заміщення,
- кому працівники повідомляють про проблеми,
- хто оцінює виконання доручених завдань.
Особливого значення набуває роль координаторів.
Якщо вони фігурують лише в документації, тоді як повсякденною роботою зовнішньої команди фактично керує замовник, формальна структура аутсорсингу може не відповідати реальній практиці.
3. Перевірте, як виглядає співпраця у залі
Багато проблем виникають не під час підписання контракту.
Це відбувається через кілька місяців на виробничому цеху або на складі.
Приклад?
Клієнт терміново потребує перевести кількох осіб на інше завдання. Тому керівник звертається безпосередньо до працівників підрядника і повідомляє їм, що вони мають зробити.
На перший погляд це може здаватися невинним рішенням операційної проблеми. Однак якщо такий підхід стає повсякденною моделлю співпраці, реальність починає відхилятися від концепції аутсорсингу процесу.
Тому аудит повинен охоплювати не лише відділ кадрів та договори.
Треба спуститися до залу.
Саме там можна побачити, хто насправді організовує роботу, як передаються вказівки і де пролягає фактична межа відповідальності між замовником та виконавцем.
4. Необхідно вміти обґрунтувати використання інфраструктури клієнта
Особливі сумніви може викликати ситуація, коли працівники аутсорсингової компанії виконують роботу на території замовника та користуються його інфраструктурою.
Тим часом у багатьох галузях це є природним наслідком характеру послуги.
Процес комплектації не можна перенести за межі складу, на якому знаходиться товар. Неможливо виконати окремий етап виробництва поза межами технологічної лінії, до якої відноситься ця послуга.
Отже, сам факт здійснення процесу на території контрагента ще не визначає характер усіх відносин.
Проте підприємство повинно бути здатним обґрунтувати, чому процес здійснюється саме в цьому місці та як, незважаючи на використання інфраструктури замовника, зберігається організаційна відповідальність підрядника за доручений обсяг робіт.
5. Фіксуйте процес надання послуги
Якщо органи влади дедалі ретельніше аналізують характер співпраці, підприємець повинен бути готовий надати не лише сам договір.
Важливе значення може мати весь пакет документів, що підтверджують, що за умовами договору стоїть реальна послуга.
Залежно від характеру процесу це можуть бути, зокрема, документи, що визначають обсяг послуги, порядок її розрахунку, відповідальність сторін, координаційну структуру або підтвердження виконання певних робіт.
Документація має складати цілісну історію:
компанія доручила процес → підрядник його організував → керував його реалізацією → відповідав за виконання → послуга була надана та оплачена.
6. Поєднайте аутсорсинг із легалізацією праці іноземців
У випадку команд, до складу яких входять іноземці, аудит аутсорсингу не може обмежуватися лише оцінкою відносин між контрагентами.
Другим етапом є легалізація.
Умови виконання роботи повинні відповідати правовим підставам працевлаштування даної особи.
Тому підприємствам слід комплексно розглядати:
модель аутсорсингу + фактичні умови праці + документи щодо легалізації іноземця.
Адже зміна організації процесу може мати наслідки, що виходять за межі самого торговельного контракту.
Це особливо важливо у великих міжнародних командах, де повторювана процедурна помилка може одночасно стосуватися багатьох осіб.
7. Підготуйте компанію не до однієї перевірки, а до кількох можливих напрямків перевірки
Сьогодні аутсорсинг перебуває в полі зору різних установ.
Окремі органи розглядають це питання з різних точок зору: законності працевлаштування іноземців, характеру правових відносин, зобов’язань щодо сплати внесків та правильності розрахунків.
Це означає, що заходи з дотримання вимог не слід розробляти виключно з урахуванням одного конкретного сценарію.
Модель має бути просто послідовною.
Якщо в договорі зазначено одне, операційний відділ робить інше, документація щодо іноземців вказує на третє, а спосіб розрахунку за послугу передбачає ще щось інше — саме такі розбіжності можуть становити найбільший ризик.
Чотири рівні безпеки аутсорсингу
Підприємство, яке користується послугами аутсорсингу та залучає іноземних працівників, може розглядати підготовку до перевірки як аналіз чотирьох напрямків.
РІВЕНЬ 1: ДОГОВІР
Чи дійсно предметом договору є процес або послуга? Чи чітко визначено відповідальність сторін? Чи відповідає структура документа бізнес-моделі?
РІВЕНЬ 2: ОПЕРАЦІЇ
Хто насправді керує цим процесом? Як працюють координатори? Хто організовує роботу команди? Чи відповідає щоденна практика умовам договору?
РІВЕНЬ 3: ЛЕГАЛІЗАЦІЯ
Чи відповідають умови праці іноземців їхнім документам та підставам для законного працевлаштування? Чи аналізуються оперативні зміни також з точки зору їхньої легалізації?
РІВЕНЬ 4: ДОКУМЕНТАЦІЯ
Чи здатна компанія відтворити та продемонструвати порядок надання послуги? Чи створюють документи цілісне уявлення про аутсорсинг як процес, що дійсно здійснюється?
Лише аналіз усіх чотирьох рівнів дає змогу об’єктивно оцінити безпеку обраної моделі.
Найбільший ризик — це аутсорсинг, який існує лише на папері
Зростання активності органів влади не означає, що підприємства повинні відмовлятися від аутсорсингу процесів.
Це, у свою чергу, означає, що ця модель вимагає дедалі більшої організаційної зрілості.
Правильно організований аутсорсинг має бути відображений не лише в договорі, а й у структурі управління, способі реалізації процесу, розподілі відповідальності та документації.
Це набуває особливого значення під час працевлаштування іноземців, оскільки оскарження прийнятої моделі може мати наслідки також у сфері легалізації праці.
Тому замість того, щоб чекати на перші запитання від відомства чи контролюючого органу, варто самостійно поставити їх заздалегідь.
Хто керує командою?
За що насправді несе відповідальність підрядник?
Що саме купує клієнт?
Чи відповідає реальна ситуація на виробничому майданчику умовам нашого договору?
Чи можемо ми це підтвердити документально?
Якщо відповіді є чіткими та послідовними, компанія перебуває в значно кращому становищі, ніж підприємство, яке починає аналізувати свою модель лише після початку перевірки.
Безпечний аутсорсинг починається ще до проведення перевірки
У Групі NJOB ми розглядаємо аутсорсинг процесів як комплексну організацію та відповідальність за доручений процес, а не як просте надання певної кількості працівників.
У разі колективів, до складу яких входять іноземці, особливого значення набуває також належна легалізація праці та постійний контроль відповідності документації фактичним умовам її виконання.
У сучасних ринкових умовах саме поєднання оперативної діяльності, координації, легалізації та дотримання нормативних вимог стає одним із найважливіших елементів безпечної співпраці із зовнішнім партнером.
Адже найкращий момент для перевірки аутсорсингу — це не той день, коли документи зажадає державний орган.
Найкраще це робити тоді, коли все працює — і у нас ще є час, щоб виправити те, що не працює так, як слід.