Rynek zatrudnienia zewnętrznego znajduje się pod coraz większą presją organów administracji i instytucji kontrolnych. Szczególnie widoczny problem dotyczy relacji między outsourcingiem a zatrudnianiem cudzoziemców. W praktyce przedsiębiorcy mogą mierzyć się z trudnościami w postępowaniach dotyczących legalizacji pracy, dodatkowymi pytaniami o sposób realizacji usług oraz kwestionowaniem przyjętego modelu współpracy.
Dla firm korzystających z outsourcingu oznacza to istotną zmianę podejścia do compliance.
Dziś nie wystarczy mieć prawidłowo skonstruowanej umowy outsourcingowej. Przedsiębiorstwo powinno być w stanie wykazać, że outsourcing istnieje również poza papierem – w sposobie organizacji procesu, zarządzania zespołem, podziale odpowiedzialności i codziennej współpracy na hali, magazynie czy zakładzie produkcyjnym.
Jak więc zabezpieczyć model outsourcingowy, szczególnie gdy proces realizują cudzoziemcy?
Outsourcing pod coraz większą lupą
Outsourcing procesowy jest powszechnie wykorzystywany m.in. w logistyce, produkcji, magazynowaniu i przemyśle. Pozwala przedsiębiorstwom przekazać zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialność za określony proces lub jego część i elastyczniej reagować na zmieniające się zapotrzebowanie.
Problem polega na tym, że outsourcing nie posiada jednej kompleksowej regulacji, która wyznaczałaby przedsiębiorcom precyzyjną granicę między prawidłowym zleceniem procesu a modelem, który może zostać potraktowany jako faktyczne udostępnianie personelu.
W przypadku zatrudniania cudzoziemców problem staje się jeszcze bardziej złożony.
Organy zajmujące się legalizacją mogą bowiem analizować nie tylko dokumenty konkretnego pracownika, ale również rzeczywisty charakter relacji pomiędzy jego pracodawcą a przedsiębiorstwem, na terenie którego wykonywana jest usługa.
W efekcie ocenie podlega już nie tylko pytanie:
„Czy cudzoziemiec posiada dokument pozwalający mu legalnie pracować?”
Coraz większego znaczenia nabiera również:
„W jakim modelu ta praca jest faktycznie wykonywana?”
Umowa outsourcingowa to dopiero początek
Jednym z najważniejszych błędów jest przekonanie, że dobrze przygotowana umowa wystarczy do zabezpieczenia przedsiębiorstwa.
Dokument jest niezwykle ważny, ale powinien odpowiadać temu, co rzeczywiście dzieje się podczas realizacji procesu.
Jeżeli umowa wskazuje, że zewnętrzny wykonawca odpowiada za organizację procesu, a w praktyce poszczególnymi osobami zarządzają bezpośrednio kierownicy klienta, powstaje rozbieżność.
Podobnie będzie, jeśli wykonawca formalnie posiada własnych koordynatorów, lecz ich rola ogranicza się wyłącznie do spraw administracyjnych, podczas gdy wszystkie decyzje operacyjne podejmuje klient.
Dlatego pierwszym elementem audytu powinno być zestawienie:
co zapisaliśmy w kontrakcie → jak rzeczywiście realizujemy proces.
Im większa różnica pomiędzy tymi dwoma obrazami, tym większe potencjalne ryzyko.
1. Sprawdź, czy rzeczywiście zlecasz proces
Pierwsze pytanie powinno być bardzo proste:
Co właściwie kupuje klient?
Jeżeli odpowiedzią jest określona liczba osób dostępnych przez określoną liczbę godzin, warto dokładniej przeanalizować konstrukcję współpracy.
W outsourcingu procesowym przedmiotem usługi powinien być określony proces, zakres prac lub rezultat, za którego realizację odpowiada wykonawca.
Może to być przykładowo kompletacja, pakowanie, sortowanie, kontrola jakości, obsługa określonego etapu produkcji czy inny wydzielony fragment działalności operacyjnej.
To nie nazwa „outsourcing” wpisana do umowy decyduje o charakterze współpracy. Znaczenie ma jej rzeczywista treść.
2. Ustal, kto faktycznie zarządza zespołem
To jeden z najważniejszych elementów całego modelu.
Firma outsourcingowa powinna posiadać realną możliwość organizowania pracy własnego zespołu.
W praktyce warto sprawdzić:
- kto rozdziela zadania,
- kto organizuje obsadę,
- kto ustala sposób realizacji procesu,
- kto reaguje na absencje,
- kto organizuje zastępstwa,
- do kogo pracownicy zgłaszają problemy,
- kto ocenia wykonanie powierzonych zadań.
Szczególnego znaczenia nabiera rola koordynatorów.
Jeżeli występują oni wyłącznie w dokumentacji, natomiast codzienną pracą zespołu zewnętrznego faktycznie zarządza klient, formalna konstrukcja outsourcingu może rozmijać się z praktyką.
3. Sprawdź, jak wygląda współpraca na hali
Wiele problemów nie powstaje podczas podpisywania kontraktu.
Powstaje kilka miesięcy później na hali produkcyjnej lub w magazynie.
Przykład?
Klient potrzebuje pilnie przesunąć kilka osób do innego zadania. Kierownik podchodzi więc bezpośrednio do pracowników wykonawcy i mówi im, co mają zrobić.
Jednorazowo może wydawać się to niewinnym rozwiązaniem problemu operacyjnego. Jeżeli jednak taki sposób działania staje się codziennym modelem współpracy, rzeczywistość zaczyna odbiegać od konstrukcji outsourcingu procesu.
Dlatego audyt powinien obejmować nie tylko dział HR i umowy.
Trzeba zejść na halę.
To właśnie tam można zobaczyć, kto rzeczywiście organizuje pracę, jak przekazywane są polecenia i gdzie przebiega faktyczna granica odpowiedzialności między klientem a wykonawcą.
4. Korzystanie z infrastruktury klienta trzeba umieć uzasadnić
Szczególne wątpliwości może budzić sytuacja, w której pracownicy firmy outsourcingowej realizują proces na terenie klienta i korzystają z jego infrastruktury.
Tymczasem w wielu branżach jest to naturalna konsekwencja charakteru usługi.
Nie można przenieść procesu kompletacji poza magazyn, w którym znajduje się towar. Nie da się wykonać wydzielonego etapu produkcji poza linią technologiczną, której dotyczy usługa.
Samo wykonywanie procesu na terenie kontrahenta nie przesądza więc jeszcze o charakterze całej relacji.
Przedsiębiorstwo powinno jednak potrafić wykazać, dlaczego proces jest wykonywany właśnie w tym miejscu i jak mimo korzystania z infrastruktury klienta zachowana jest organizacyjna odpowiedzialność wykonawcy za powierzony zakres.
5. Dokumentuj sposób realizacji usługi
Jeżeli organy coraz szerzej analizują charakter współpracy, przedsiębiorca powinien być przygotowany do pokazania nie tylko samego kontraktu.
Znaczenie może mieć cały zestaw dokumentów pokazujących, że za zapisami umowy stoi rzeczywista usługa.
W zależności od charakteru procesu mogą to być m.in. dokumenty określające zakres usługi, sposób jej rozliczania, odpowiedzialność stron, strukturę koordynacyjną czy potwierdzenie wykonania określonych prac.
Dokumentacja powinna tworzyć spójną historię:
firma zleciła proces → wykonawca go zorganizował → zarządzał jego realizacją → odpowiadał za wykonanie → usługa została wykonana i rozliczona.
6. Połącz outsourcing z legalizacją pracy cudzoziemców
W przypadku zespołów składających się z cudzoziemców audyt outsourcingu nie może kończyć się na ocenie relacji między kontrahentami.
Drugim poziomem jest legalizacja.
Warunki wykonywania pracy powinny pozostawać zgodne z podstawą legalnego zatrudnienia danej osoby.
Dlatego przedsiębiorstwa powinny patrzeć łącznie na:
model outsourcingowy + rzeczywiste warunki pracy + dokumentację legalizacyjną cudzoziemca.
Zmiana organizacji procesu może bowiem mieć konsekwencje wykraczające poza sam kontrakt handlowy.
To szczególnie istotne przy dużych zespołach zagranicznych, gdzie powtarzający się błąd proceduralny może dotyczyć jednocześnie wielu osób.
7. Przygotuj firmę nie na jedną kontrolę, ale na kilka możliwych kierunków weryfikacji
Outsourcing znajduje się dziś w obszarze zainteresowania różnych instytucji.
Poszczególne organy patrzą na niego z różnych perspektyw: legalności powierzania pracy cudzoziemcom, charakteru stosunków prawnych, obowiązków składkowych czy prawidłowości rozliczeń.
To oznacza, że compliance nie powinno być przygotowywane wyłącznie pod jeden konkretny scenariusz.
Model powinien być po prostu spójny.
Jeżeli umowa mówi jedno, dział operacyjny robi drugie, dokumentacja cudzoziemców wskazuje trzecie, a sposób rozliczenia usługi sugeruje jeszcze coś innego – właśnie takie rozbieżności mogą generować największe ryzyko.
Cztery poziomy bezpieczeństwa outsourcingu
Przedsiębiorstwo korzystające z outsourcingu i pracy cudzoziemców może potraktować przygotowanie do kontroli jako analizę czterech obszarów.
POZIOM 1: UMOWA
Czy przedmiotem kontraktu rzeczywiście jest proces lub usługa? Czy jasno określono odpowiedzialność stron? Czy konstrukcja dokumentu odpowiada modelowi biznesowemu?
POZIOM 2: OPERACJE
Kto faktycznie zarządza procesem? Jak funkcjonują koordynatorzy? Kto organizuje pracę zespołu? Czy codzienna praktyka odpowiada zapisom umowy?
POZIOM 3: LEGALIZACJA
Czy warunki wykonywania pracy przez cudzoziemców odpowiadają posiadanym dokumentom i podstawom legalnego zatrudnienia? Czy zmiany operacyjne są analizowane również pod kątem legalizacji?
POZIOM 4: DOKUMENTACJA
Czy firma jest w stanie odtworzyć i wykazać sposób realizacji usługi? Czy dokumenty tworzą spójny obraz outsourcingu jako rzeczywiście wykonywanego procesu?
Dopiero spojrzenie na wszystkie cztery poziomy pozwala realnie ocenić bezpieczeństwo przyjętego modelu.
Największym ryzykiem jest outsourcing, który istnieje tylko na papierze
Rosnąca aktywność organów nie oznacza, że przedsiębiorstwa powinny rezygnować z outsourcingu procesowego.
Oznacza natomiast, że model ten wymaga coraz większej dojrzałości organizacyjnej.
Prawidłowo zorganizowany outsourcing powinien być widoczny nie tylko w umowie, ale również w strukturze zarządzania, sposobie realizacji procesu, podziale odpowiedzialności i dokumentacji.
Szczególnego znaczenia nabiera to przy zatrudnianiu cudzoziemców, ponieważ zakwestionowanie przyjętego modelu może wywołać konsekwencje również w obszarze legalizacji pracy.
Dlatego zamiast czekać na pierwsze pytania ze strony urzędu lub organu kontrolnego, warto samemu zadać je wcześniej.
Kto zarządza zespołem?
Za co faktycznie odpowiada wykonawca?
Co dokładnie kupuje klient?
Czy rzeczywistość na hali odpowiada naszej umowie?
Czy potrafimy to udokumentować?
Jeżeli odpowiedzi są jasne i spójne, firma znajduje się w znacznie lepszej pozycji niż przedsiębiorstwo, które zaczyna analizować swój model dopiero po rozpoczęciu kontroli.
Bezpieczny outsourcing zaczyna się przed kontrolą
W Grupie NJOB outsourcing procesowy traktujemy jako kompleksową organizację i odpowiedzialność za powierzony proces – nie jako proste dostarczenie określonej liczby pracowników.
Przy zespołach składających się z cudzoziemców szczególnego znaczenia nabiera dodatkowo prawidłowa legalizacja pracy oraz stała kontrola zgodności dokumentacji z rzeczywistymi warunkami jej wykonywania.
W obecnych realiach rynkowych to właśnie połączenie operacji, koordynacji, legalizacji i compliance staje się jednym z najważniejszych elementów bezpiecznej współpracy z zewnętrznym partnerem.
Bo najlepszym momentem na sprawdzenie outsourcingu nie jest dzień, w którym o dokumenty poprosi urząd.
Najlepiej zrobić to wtedy, kiedy wszystko działa – i wciąż mamy czas, żeby poprawić to, co nie działa tak, jak powinno.