Ponad 1,15 mln cudzoziemców pracujących w Polsce i system administracyjny, który od lat mierzy się z przewlekłością postępowań. Skala zatrudnienia zagranicznych pracowników rośnie, ale procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców wciąż pozostają jednym z największych wyzwań dla przedsiębiorców. Polskie Forum HR, przy poparciu największych organizacji pracodawców, przedstawiło pięć konkretnych propozycji zmian. Czy to początek rzeczywistej przebudowy systemu?
Problem legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców cudzoziemców w Polsce nie jest nowy. Przedłużające się postępowania, skomplikowane procedury, trudności w weryfikacji statusu pobytowego czy rozproszenie odpowiedzialności pomiędzy instytucjami od lat wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstw zatrudniających obcokrajowców.
Dziś jednak skala tego wyzwania jest znacznie większa.
Według danych Głównego Urzędu Statystycznego na koniec marca 2026 roku w Polsce pracowało 1,153 mln cudzoziemców, czyli o 8% więcej niż rok wcześniej. Obywatele Ukrainy stanowili około 68% tej grupy – blisko 784 tys. osób. Wśród kolejnych licznie reprezentowanych narodowości znaleźli się obywatele Białorusi, Indii, Gruzji i Kolumbii.
To pracownicy, którzy wspierają funkcjonowanie polskiego przemysłu, logistyki, produkcji, handlu i wielu innych sektorów gospodarki.
Rosnąca liczba zatrudnionych cudzoziemców oznacza jednak również rosnące wymagania wobec administracji odpowiedzialnej za obsługę ich spraw.
I właśnie tutaj pojawia się zasadnicze pytanie: czy system legalizacji pobytu i pracy w Polsce jest przygotowany na rzeczywistą skalę potrzeb rynku?
Legalizacja cudzoziemców przestała być wyłącznie problemem administracyjnym
Dla przedsiębiorcy oczekiwanie na decyzję pobytową nie jest jedynie formalnością, którą można oddzielić od codziennego funkcjonowania firmy.
To element wpływający na planowanie zatrudnienia, stabilność zespołów, organizację zmian i realizację zobowiązań wobec kontrahentów.
Przewlekłe postępowania mogą utrudniać podejmowanie decyzji kadrowych, ograniczać mobilność pracowników i zwiększać obciążenie działów HR, które muszą na bieżąco monitorować status dokumentów oraz terminy postępowań.
W części przypadków oczekiwanie na rozstrzygnięcie sprawy pobytowej przekracza nawet rok.
Warto przy tym pamiętać, że legalny pobyt i legalna praca to dwa odrębne zagadnienia. Samo oczekiwanie na decyzję pobytową nie oznacza automatycznie prawa do wykonywania pracy, podobnie jak posiadanie dokumentu uprawniającego do pracy nie zawsze rozstrzyga kwestię legalności pobytu.
Dla firm oznacza to konieczność równoległego kontrolowania kilku elementów sytuacji prawnej pracownika.
Problemem staje się więc nie tylko czas trwania procedur, ale również brak wystarczającej przewidywalności i łatwego dostępu do wiarygodnych informacji.
To właśnie na te wyzwania odpowiada stanowisko przedstawione przez Polskie Forum HR.
Polskie Forum HR proponuje reformę. Pracodawcy mówią jednym głosem
Polskie Forum HR przedstawiło kompleksowe stanowisko dotyczące kierunków zmian w systemie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.
Propozycje organizacji uzyskały poparcie Konfederacji Lewiatan, Amerykańskiej Izby Handlowej w Polsce (AmCham), Business Centre Club, Federacji Przedsiębiorców Polskich oraz Polskiej Izby Handlu.
To istotny sygnał.
Problemy związane z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców nie dotyczą już wyłącznie agencji zatrudnienia czy przedsiębiorstw specjalizujących się w rekrutacjach międzynarodowych.
Ich konsekwencje odczuwają również firmy produkcyjne, operatorzy logistyczni, przedsiębiorstwa handlowe oraz pracodawcy, dla których zagraniczni pracownicy stanowią stały element struktury zatrudnienia.
Przedstawione postulaty koncentrują się na pięciu obszarach: decentralizacji procedur, cyfrowej weryfikacji statusu cudzoziemca, premiowaniu rzetelnych pracodawców, uproszczeniu formalności oraz stworzeniu kontrolowanej ścieżki regularyzacji pobytu.
Każdy z nich odpowiada na inny problem obecnego systemu.
1. Przeniesienie części kompetencji do powiatowych urzędów pracy. Czy decentralizacja przyspieszy procedury?
Pierwszy postulat dotyczy zmiany organizacji administracji odpowiedzialnej za legalizację cudzoziemców.
Polskie Forum HR proponuje przeniesienie części kompetencji do powiatowych urzędów pracy, co miałoby odciążyć urzędy wojewódzkie i umożliwić sprawniejszą obsługę postępowań na poziomie lokalnym.
Obecnie to właśnie urzędy wojewódzkie odgrywają kluczową rolę w procedurach związanych z udzielaniem zezwoleń na pobyt.
Duża liczba prowadzonych spraw, złożoność procedur i ograniczone możliwości organizacyjne przyczyniają się do powstawania zatorów administracyjnych.
Decentralizacja mogłaby oznaczać bardziej równomierne rozłożenie obowiązków między instytucjami.
Nie jest to jednak rozwiązanie, które automatycznie skróci czas oczekiwania.
Aby reforma przyniosła oczekiwane rezultaty, konieczne byłoby zapewnienie odpowiednich zasobów kadrowych, kompetencji, narzędzi informatycznych i jednolitych standardów postępowania.
Samo przeniesienie spraw z jednej instytucji do drugiej nie rozwiąże problemu, jeżeli nie pójdą za tym odpowiednie zmiany organizacyjne.
Dla pracodawców najważniejszy byłby efekt: krótsze i bardziej przewidywalne postępowania, niezależnie od miejsca prowadzenia działalności.
2. Elektroniczny Profil Legalności Pobytu i Pracy Cudzoziemca. Koniec z niepewnością przy weryfikacji dokumentów?
Jedną z najważniejszych propozycji jest stworzenie państwowego narzędzia umożliwiającego wiążącą weryfikację statusu pobytowego cudzoziemca.
Elektroniczny Profil Legalności Pobytu i Pracy Cudzoziemca miałby zapewniać pracodawcom dostęp do wiarygodnych informacji niezbędnych przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.
Dlaczego to tak istotne?
Przedsiębiorca powierzający pracę cudzoziemcowi musi upewnić się, że spełnione są warunki legalnego zatrudnienia.
W praktyce wymaga to analizy dokumentów pobytowych, podstawy uprawniającej do wykonywania pracy, terminów ważności dokumentów, a niekiedy również sytuacji związanej z trwającym postępowaniem administracyjnym.
Nie zawsze jest to proste.
Szczególnie w przypadku cudzoziemców, których sytuacja prawna zmieniała się w czasie, pracodawca może napotkać trudności z ustaleniem aktualnego statusu pobytowego.
Proponowany profil miałby ograniczyć tę niepewność.
Większa odpowiedzialność państwa za dane, ale nie za całe zatrudnienie
Kluczowym elementem postulatu jest proponowany podział odpowiedzialności.
Za prawidłowość informacji udostępnianych w państwowym systemie odpowiadałyby właściwe organy administracji.
Pracodawca nadal byłby natomiast odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie procedury legalizacji pracy i przestrzeganie warunków zatrudnienia.
To ważne rozróżnienie.
Nie chodzi o zwolnienie przedsiębiorców z obowiązków, ale o zapewnienie im narzędzia, na którego danych mogą bezpiecznie opierać swoje działania.
Z perspektywy firm zatrudniających większą liczbę cudzoziemców mogłoby to ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić procesy kadrowe i zwiększyć pewność prawną.
3. Status Zaufanego Pracodawcy. Czy rzetelność powinna ułatwiać zatrudnianie cudzoziemców?
Kolejną propozycją jest wprowadzenie statusu Zaufanego Pracodawcy.
Zgodnie z postulatem Polskiego Forum HR powinien on być dostępny dla każdego przedsiębiorcy spełniającego obiektywne kryteria zgodności z prawem, niezależnie od wielkości firmy.
To szczególnie istotne z perspektywy małych i średnich przedsiębiorstw.
System premiujący wyłącznie największych pracodawców mógłby prowadzić do nierównego traktowania firm, które działają zgodnie z przepisami, ale nie zatrudniają setek pracowników.
Dlatego proponowane rozwiązanie opiera się na założeniu, że podstawowym kryterium powinna być rzetelność przedsiębiorcy, a nie skala prowadzonej działalności.
W praktyce status Zaufanego Pracodawcy mógłby stać się podstawą do stworzenia bardziej przewidywalnych lub uproszczonych procedur dla podmiotów, które wykazują wysoki poziom zgodności z przepisami.
Szczegółowe zasady przyznawania statusu, zakres potencjalnych ułatwień oraz mechanizmy kontroli wymagałyby jednak doprecyzowania.
Dlaczego ten postulat ma znaczenie dla rynku pracy?
Przedsiębiorstwa, które inwestują w prawidłowe procedury zatrudnienia, dokumentację i zgodność z przepisami, ponoszą związane z tym koszty organizacyjne.
Możliwość korzystania z określonych ułatwień administracyjnych mogłaby stanowić dodatkową zachętę do utrzymywania wysokich standardów.
Jednocześnie konieczne byłoby stworzenie przejrzystych zasad oceny przedsiębiorców.
Zaufanie powinno wynikać z weryfikowalnej zgodności z prawem, a nie z uznaniowej decyzji czy wielkości zatrudnienia.
4. Podpis zaufany przy zawieraniu umów z cudzoziemcami. Mniej formalności, sprawniejszy obieg dokumentów
Czwarty postulat dotyczy możliwości wykorzystywania podpisu zaufanego przy zawieraniu umów z cudzoziemcami.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się to niewielką zmianą w porównaniu z reformą postępowań pobytowych.
Z perspektywy codziennej pracy działów HR może mieć jednak duże znaczenie.
Przedsiębiorstwa zatrudniające cudzoziemców muszą obsługiwać znaczną liczbę dokumentów, często w warunkach rozproszenia geograficznego pracowników, kandydatów i zespołów administracyjnych.
Możliwość szerszego wykorzystania podpisu zaufanego mogłaby uprościć zawieranie umów i ograniczyć konieczność organizowania tradycyjnego obiegu dokumentów.
Warunkiem skuteczności takiego rozwiązania byłoby jednak odpowiednie dostosowanie przepisów i jednoznaczne określenie skutków prawnych podpisywania dokumentów w tej formie.
Sama dostępność narzędzia cyfrowego nie oznacza bowiem, że może ono zastąpić każdą wymaganą prawem formę podpisu.
Cyfryzacja powinna upraszczać procedury nie tylko technicznie, ale przede wszystkim prawnie.
5. Regularyzacja pobytu bez konieczności wyjazdu z Polski. Czy to sposób na ograniczenie szarej strefy?
Ostatni postulat dotyczy cudzoziemców, którzy utracili legalny status pobytowy, ale nadal przebywają na terytorium Polski.
Polskie Forum HR proponuje stworzenie kontrolowanej procedury regularyzacyjnej, umożliwiającej takim osobom dobrowolne ujawnienie swojej sytuacji i ubieganie się o jej uregulowanie bez konieczności wcześniejszego opuszczania kraju.
Nie chodzi przy tym o automatyczną legalizację pobytu wszystkich osób znajdujących się w nieuregulowanej sytuacji.
Propozycja zakłada indywidualną weryfikację i spełnienie określonych warunków.
Dlaczego regularyzacja może mieć znaczenie gospodarcze?
Cudzoziemiec pozostający poza legalnym systemem pobytowym może mieć ograniczone możliwości legalnego zatrudnienia, a jego sytuacja zwiększa ryzyko nadużyć i funkcjonowania w szarej strefie.
Kontrolowana procedura powrotu do legalnego statusu mogłaby stworzyć możliwość uporządkowania części takich przypadków.
Z punktu widzenia państwa oznaczałoby to większą przejrzystość sytuacji cudzoziemców przebywających w Polsce.
Z perspektywy rynku pracy – potencjalne ograniczenie nieformalnego zatrudnienia i zwiększenie liczby osób funkcjonujących w ramach legalnych procedur.
Jednocześnie skuteczność takiego mechanizmu zależałaby od precyzyjnego określenia warunków jego stosowania, kontroli bezpieczeństwa oraz konsekwencji prawnych dla poszczególnych przypadków.
Regularyzacja nie powinna być mylona z powszechną amnestią pobytową.
Cyfryzacja legalizacji cudzoziemców. Dlaczego elektroniczny wniosek to jeszcze nie sprawny system?
W ostatnich latach cyfryzacja stała się jednym z głównych kierunków modernizacji procedur administracyjnych.
Rozwój systemu MOS, czyli Modułu Obsługi Spraw, jest istotnym elementem tego procesu.
Elektroniczne składanie wniosków może usprawniać przekazywanie dokumentów, ograniczać część czynności administracyjnych i porządkować komunikację z urzędami.
Nie oznacza jednak automatycznie skrócenia czasu rozpatrywania spraw.
Jeżeli postępowanie nadal wymaga wieloetapowej weryfikacji, a instytucje odpowiedzialne za jego prowadzenie dysponują ograniczonymi zasobami, sama zmiana sposobu składania dokumentów nie usunie wszystkich opóźnień.
Podobnie wygląda kwestia dostępu do informacji.
Możliwość elektronicznego złożenia wniosku nie jest równoznaczna z możliwością uzyskania przez pracodawcę wiążącego potwierdzenia statusu pobytowego cudzoziemca.
Dlatego propozycja Elektronicznego Profilu Legalności Pobytu i Pracy Cudzoziemca stanowi odrębny, istotny kierunek zmian.
Nowoczesny system legalizacji powinien nie tylko przyjmować dokumenty online, ale również umożliwiać sprawną obsługę spraw i zapewniać wiarygodne informacje uczestnikom procesu.
Co reforma legalizacji cudzoziemców może oznaczać dla przedsiębiorstw?
Z perspektywy pracodawców wszystkie pięć postulatów łączy jeden wspólny cel: zwiększenie przewidywalności procesu zatrudniania cudzoziemców.
Dla przedsiębiorstw produkcyjnych, logistycznych i usługowych ma to szczególne znaczenie.
W wielu organizacjach zatrudnienie pracowników zagranicznych nie jest już rozwiązaniem doraźnym, wykorzystywanym wyłącznie przy sezonowych brakach kadrowych.
Stanowi element długoterminowego planowania zasobów ludzkich.
Przedsiębiorstwa potrzebują więc nie tylko dostępu do kandydatów, ale również możliwości sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia całego procesu zatrudnienia.
Proponowane zmiany mogłyby wpłynąć na kilka obszarów działalności:
- Planowanie zatrudnienia – dzięki potencjalnie krótszym i bardziej przewidywalnym procedurom.
- Bezpieczeństwo prawne – poprzez dostęp do wiarygodnych danych dotyczących statusu cudzoziemca.
- Organizację procesów HR – dzięki uproszczeniu części formalności i cyfryzacji dokumentów.
- Zarządzanie ryzykiem – poprzez bardziej przejrzysty podział odpowiedzialności.
- Stabilność zatrudnienia – dzięki stworzeniu rozwiązań umożliwiających uporządkowanie wybranych sytuacji pobytowych.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie te korzyści pojawią się automatycznie po ewentualnym przyjęciu reformy.
Ich rzeczywista skala będzie zależała od szczegółowych przepisów, organizacji administracji i sposobu wdrożenia poszczególnych mechanizmów.
Co pracodawcy powinni robić już teraz?
Stanowisko Polskiego Forum HR jest propozycją zmian systemowych, a nie nowym zestawem obowiązujących przepisów.
Dlatego przedsiębiorstwa zatrudniające cudzoziemców nie powinny odkładać obecnych obowiązków w oczekiwaniu na reformę.
Kluczowe pozostają prawidłowa weryfikacja dokumentów, kontrola terminów, zgodność warunków zatrudnienia z wymaganymi podstawami prawnymi oraz odpowiednie dokumentowanie procesu powierzania pracy.
Warto również regularnie analizować sytuację pracowników, których dokumenty pobytowe są związane z trwającymi postępowaniami administracyjnymi.
Szczególnej uwagi wymagają przypadki zmiany pracodawcy, stanowiska, warunków zatrudnienia lub podstawy pobytowej.
Dobrze zorganizowane procedury wewnętrzne pozostają jednym z najważniejszych elementów ograniczania ryzyka prawnego.
Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw zatrudniających cudzoziemców bezpośrednio, jak i firm współpracujących z agencjami zatrudnienia oraz dostawcami usług outsourcingowych.
Nawet najlepsza reforma administracyjna nie zastąpi prawidłowej organizacji procesu zatrudnienia po stronie przedsiębiorcy.
Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców potrzebuje przewidywalności, nie kolejnych doraźnych rozwiązań
Ponad 1,15 mln pracujących cudzoziemców to wyraźny sygnał, jak ważną rolę odgrywa zatrudnienie zagraniczne w polskiej gospodarce.
Jednocześnie rosnąca skala tego zjawiska wymaga odpowiednio sprawnego systemu administracyjnego.
Postulaty Polskiego Forum HR pokazują, że dyskusja o legalizacji cudzoziemców nie musi ograniczać się do kolejnych zmian formularzy, terminów czy pojedynczych procedur.
Coraz większego znaczenia nabiera pytanie o całą konstrukcję systemu: podział kompetencji, dostęp do informacji, odpowiedzialność państwa i pracodawców oraz możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby rynku.
Decentralizacja, Elektroniczny Profil Legalności, status Zaufanego Pracodawcy, podpis zaufany i procedura regularyzacyjna to propozycje, które mogą stać się punktem wyjścia do szerszej reformy.
Nie wszystkie będą równie łatwe do wdrożenia. Każda wymaga odpowiednich zabezpieczeń i precyzyjnych rozwiązań prawnych.
Jednak kierunek postulowanych zmian jest czytelny.
System legalizacji cudzoziemców powinien być nie tylko skuteczny w egzekwowaniu przepisów, ale również sprawny, przejrzysty i przewidywalny dla osób oraz przedsiębiorstw, które działają zgodnie z prawem.
Dla polskiego rynku pracy nie jest to już wyłącznie kwestia usprawnienia administracji.
To jeden z elementów budowania stabilnego otoczenia dla przedsiębiorstw korzystających z międzynarodowych zasobów pracy.
W Grupie NJOB na bieżąco analizujemy zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców i ich praktyczne konsekwencje dla pracodawców. Wspieramy przedsiębiorstwa w organizacji procesów zatrudnienia, legalizacji pracy oraz doborze odpowiednich modeli współpracy.
Bo przy rosnącej skali zatrudnienia zagranicznego przewidywalność procedur przestaje być udogodnieniem. Staje się jednym z warunków sprawnego funkcjonowania rynku pracy.
______
ŹRÓDŁO.