Понад 1,15 млн іноземців, які працюють у Польщі, та адміністративна система, яка вже роками стикається з затяжністю процедур. Масштаби зайнятості іноземних працівників зростають, але процедури легалізації перебування та роботи іноземців, як і раніше, залишаються одним із найбільших викликів для підприємців. Польське HR-форум за підтримки найбільших організацій роботодавців представило п’ять конкретних пропозицій щодо змін. Чи є це початком реальної перебудови системи?
Проблема легалізації перебування та праці іноземців у Польщі не є новою. Тривалі розгляд справ, складні процедури, труднощі з перевіркою статусу перебування та розмежування повноважень між установами вже протягом багатьох років впливають на діяльність підприємств, які наймають іноземців.
Однак сьогодні масштаб цього виклику набагато більший.
За даними Головного статистичного управління, на кінець березня 2026 року в Польщі працювало 1,153 млн іноземців, що на 8% більше, ніж роком раніше. Громадяни України становили близько 68 % цієї групи — майже 784 тис. осіб. Серед інших чисельно представлених національностей були громадяни Білорусі, Індії, Грузії та Колумбії.
Саме ці працівники забезпечують функціонування польської промисловості, логістики, виробництва, торгівлі та багатьох інших галузей економіки.
Однак зростання кількості працевлаштованих іноземців означає також підвищення вимог до адміністрації, яка відповідає за розгляд їхніх справ.
І саме тут постає принципове питання: чи система легалізації перебування та роботи в Польщі готова до реальних потреб ринку?
Легалізація іноземців перестала бути виключно адміністративною проблемою
Для підприємця очікування на рішення щодо дозволу на проживання — це не просто формальність, яку можна відокремити від повсякденної діяльності компанії.
Це фактор, що впливає на планування кадрового забезпечення, стабільність колективів, організацію змін та виконання зобов’язань перед контрагентами.
Тривалі процедури можуть ускладнювати прийняття кадрових рішень, обмежувати мобільність працівників та збільшувати навантаження на відділи управління персоналом, які змушені постійно відстежувати стан документів та терміни проведення процедур.
У деяких випадках очікування на вирішення питання щодо дозволу на проживання триває навіть більше року.
При цьому варто пам’ятати, що легальне перебування та легальна робота — це два окремі питання. Сам факт очікування рішення щодо дозволу на перебування не означає автоматично права на роботу, так само як наявність документа, що дає право на роботу, не завжди вирішує питання легальності перебування.
Для компаній це означає необхідність одночасно контролювати кілька аспектів правового статусу працівника.
Отже, проблемою стає не лише тривалість процедур, а й відсутність достатньої передбачуваності та легкого доступу до надійної інформації.
Саме на ці виклики відповідає позиція, викладена Польським форумом з управління персоналом.
Польське HR-форум пропонує реформу. Роботодавці виступають єдиним фронтом
Польське HR-форум виклало комплексну позицію щодо напрямків змін у системі легалізації перебування та праці іноземців у Польщі.
Пропозиції організації отримали підтримку Конфедерації «Левіатан», Американської торгової палати в Польщі (AmCham), Business Centre Club, Федерації польських підприємців та Польської торгової палати.
Це важливий сигнал.
Проблеми, пов’язані з легалізацією перебування та працевлаштування іноземців, вже не стосуються виключно агентств з працевлаштування чи підприємств, що спеціалізуються на міжнародному підборі персоналу.
Їхні наслідки відчувають також виробничі компанії, логістичні оператори, торговельні підприємства та роботодавці, для яких іноземні працівники є невід’ємною частиною структури зайнятості.
Викладені пропозиції зосереджуються на п’яти напрямках: децентралізації процедур, цифровій перевірці статусу іноземця, заохоченні сумлінних роботодавців, спрощенні бюрократичних процедур та створенні контрольованого механізму легалізації перебування.
Кожен із них вирішує іншу проблему нинішньої системи.
1. Передача частини повноважень до районних центрів зайнятості. Чи прискорить децентралізація процедури?
Перша пропозиція стосується зміни організаційної структури адміністрації, відповідальної за легалізацію іноземців.
Польське HR-форум пропонує передати частину повноважень до районних центрів зайнятості, що дозволило б розвантажити воєводські центри зайнятості та забезпечити більш ефективне супроводження справ на місцевому рівні.
Наразі саме обласні управління відіграють ключову роль у процедурах, пов’язаних із видачею дозволів на проживання.
Велика кількість справ, що розглядаються, складність процедур та обмежені організаційні можливості сприяють виникненню адміністративних заторів.
Децентралізація могла б означати більш рівномірний розподіл обов’язків між інституціями.
Однак це не те рішення, яке автоматично скоротить час очікування.
Щоб реформа принесла очікувані результати, необхідно забезпечити відповідні кадрові ресурси, компетенції, ІТ-інструменти та єдині стандарти діяльності.
Саме по собі передання справ від однієї установи до іншої не вирішить проблему, якщо за цим не підуть відповідні організаційні зміни.
Для роботодавців найважливішим був би результат: коротші та більш передбачувані процедури, незалежно від місця ведення діяльності.
2. Електронний профіль законності перебування та роботи іноземця. Чи покладено край невизначеності під час перевірки документів?
Однією з найважливіших пропозицій є створення державного інструменту, що дасть змогу проводити обов’язкову перевірку статусу перебування іноземця.
Електронний профіль законності перебування та роботи іноземця мав би забезпечувати роботодавцям доступ до достовірної інформації, необхідної для прийняття рішень щодо працевлаштування.
Чому це так важливо?
Підприємець, який доручає роботу іноземцю, повинен переконатися, що дотримано умови законного працевлаштування.
На практиці це вимагає аналізу документів про перебування, підстав, що надають право на працевлаштування, термінів дії документів, а іноді також ситуації, пов’язаної з поточним адміністративним провадженням.
Це не завжди просто.
Особливо у випадку іноземців, правовий статус яких змінювався з часом, роботодавець може зіткнутися з труднощами при визначенні їхнього поточного статусу перебування.
Запропонований профіль мав би зменшити цю невизначеність.
Більша відповідальність держави за дані, але не за зайнятість у цілому
Ключовим елементом цієї пропозиції є запропонований розподіл відповідальності.
За достовірність інформації, що оприлюднюється в державній системі, відповідатимуть відповідні органи державної влади.
Водночас роботодавець і надалі нестиме відповідальність за належне проведення процедури легалізації праці та дотримання умов працевлаштування.
Це важливе розрізнення.
Мова йде не про звільнення підприємців від обов’язків, а про надання їм інструменту, на даних якого вони можуть безпечно ґрунтувати свою діяльність.
З точки зору компаній, які наймають більшу кількість іноземців, це могло б зменшити ризик помилок, оптимізувати кадрові процеси та підвищити правову визначеність.
3. Статус «Надійного роботодавця». Чи повинна добросовісність полегшувати працевлаштування іноземців?
Ще однією пропозицією є запровадження статусу «Надійного роботодавця».
Відповідно до пропозиції Польського HR-форуму, він має бути доступним для кожного підприємця, який відповідає об’єктивним критеріям дотримання законодавства, незалежно від розміру компанії.
Це особливо важливо з точки зору малих та середніх підприємств.
Система, яка заохочує виключно найбільших роботодавців, може призвести до нерівного ставлення до компаній, які діють відповідно до законодавства, але не мають у штаті сотень працівників.
Тому запропоноване рішення ґрунтується на припущенні, що основним критерієм має бути добросовісність підприємця, а не масштаб його діяльності.
На практиці статус «Надійного роботодавця» міг би стати підставою для створення більш передбачуваних або спрощених процедур для суб’єктів, які демонструють високий рівень дотримання законодавчих вимог.
Однак детальні правила надання статусу, перелік можливих пільг та механізми контролю потребують уточнення.
Чому ця пропозиція має значення для ринку праці?
Підприємства, які інвестують у належні процедури найму, документацію та дотримання нормативних вимог, несуть пов’язані з цим організаційні витрати.
Можливість скористатися певними адміністративними пільгами могла б стати додатковим стимулом для дотримання високих стандартів.
Водночас необхідно було б розробити прозорі правила оцінки підприємців.
Довіра має ґрунтуватися на підтвердженій відповідності законодавству, а не на дискреційному рішенні чи кількості працівників.
4. Довірений підпис під час укладення договорів з іноземцями. Менше бюрократії, ефективніший документообіг
Четверта вимога стосується можливості використання довіреного підпису під час укладення договорів з іноземцями.
На перший погляд це може здатися незначною зміною порівняно з реформою процедур надання дозволу на проживання.
Однак з точки зору повсякденної роботи відділів з управління персоналом це може мати велике значення.
Підприємства, які наймають іноземців, змушені обробляти значну кількість документів, часто в умовах географічної розрізненості працівників, кандидатів та адміністративних підрозділів.
Можливість ширшого використання довіреного підпису могла б спростити укладення договорів та зменшити необхідність організації традиційного документообігу.
Однак умовою ефективності такого рішення було б відповідне приведення законодавства у відповідність та чітке визначення правових наслідків підписання документів у такій формі.
Адже сама лише наявність цифрового інструменту не означає, що він може замінити будь-яку форму підпису, передбачену законом.
Цифровізація має спрощувати процедури не лише з технічної, а насамперед з правової точки зору.
5. Урегулювання статусу перебування без необхідності виїжджати з Польщі. Чи є це способом обмеження «сірої економіки»?
Остання вимога стосується іноземців, які втратили легальний статус перебування, але все ще перебувають на території Польщі.
Польське HR-форум пропонує створити контрольовану процедуру легалізації, яка дасть змогу таким особам добровільно повідомити про своє становище та подати заявку на його урегулювання без необхідності попереднього виїзду з країни.
При цьому не йдеться про автоматичну легалізацію перебування всіх осіб, які перебувають у нерегульованому статусі.
Пропозиція передбачає індивідуальну перевірку та дотримання певних умов.
Чому легалізація може мати економічне значення?
Іноземець, який перебуває поза межами легальної системи проживання, може мати обмежені можливості щодо легального працевлаштування, а його становище підвищує ризик зловживань та діяльності в тіньовій економіці.
Контрольована процедура відновлення законного статусу могла б дати змогу врегулювати частину таких випадків.
З точки зору держави це означало б більшу прозорість ситуації щодо іноземців, які перебувають у Польщі.
З точки зору ринку праці — потенційне скорочення неформальної зайнятості та збільшення кількості осіб, які працюють у рамках законних процедур.
Водночас ефективність такого механізму залежатиме від чіткого визначення умов його застосування, контролю безпеки та правових наслідків у кожному конкретному випадку.
Регуляризацію не слід плутати із загальною амністією щодо перебування.
Цифровізація процедури легалізації іноземців. Чому електронна заява ще не є ефективним системою?
В останні роки цифровізація стала одним із основних напрямків модернізації адміністративних процедур.
Розвиток системи MOS, тобто Модуля обслуговування справ, є важливим елементом цього процесу.
Електронне подання заяв може спростити передачу документів, скоротити частину адміністративних процедур та впорядкувати комунікацію з державними органами.
Однак це не означає автоматичного скорочення терміну розгляду справ.
Якщо процедура й надалі вимагає багатоетапної перевірки, а органи, відповідальні за її проведення, мають обмежені ресурси, сама лише зміна способу подання документів не усуне всіх затримок.
Подібна ситуація спостерігається й щодо доступу до інформації.
Можливість подати заявку в електронному вигляді не означає, що роботодавець отримає обов’язкове підтвердження статусу перебування іноземця.
Тому пропозиція щодо створення Електронного профілю законності перебування та роботи іноземця є окремим, важливим напрямком змін.
Сучасна система легалізації повинна не тільки приймати документи в режимі онлайн, а й забезпечувати оперативне опрацювання справ та надавати достовірну інформацію учасникам процесу.
Що реформа легалізації іноземців може означати для підприємств?
З точки зору роботодавців усі п’ять вимог об’єднує одна спільна мета: підвищення передбачуваності процесу працевлаштування іноземців.
Для виробничих, логістичних та сервісних підприємств це має особливе значення.
У багатьох організаціях працевлаштування іноземних працівників вже не є тимчасовим заходом, до якого вдаються виключно у разі сезонного дефіциту кадрів.
Є складовою частиною довгострокового планування людських ресурсів.
Отже, підприємствам потрібен не лише доступ до кандидатів, а й можливість ефективно та відповідно до законодавства провести весь процес працевлаштування.
Запропоновані зміни можуть вплинути на кілька сфер діяльності:
- Планування найму персоналу — завдяки потенційно коротшим і більш передбачуваним процедурам.
- Правова впевненість — завдяки доступу до надійних даних щодо статусу іноземця.
- Організація процесів управління персоналом — завдяки спрощенню частини формальностей та цифровізації документів.
- Управління ризиками — завдяки більш прозорому розподілу відповідальності.
- Стабільність зайнятості — завдяки впровадженню заходів, що дозволяють упорядкувати певні ситуації, пов’язані з перебуванням.
Однак це не означає, що всі ці переваги з’являться автоматично після можливого ухвалення реформи.
Їхній фактичний масштаб залежатиме від конкретних норм, організації адміністрації та способу впровадження окремих механізмів.
Що роботодавці повинні робити вже зараз?
Позиція Польського HR-форуму є пропозицією щодо системних змін, а не новим набором чинних нормативних актів.
Тому підприємства, які наймають іноземців, не повинні відкладати виконання поточних обов’язків, чекаючи на реформу.
Ключове значення мають належна перевірка документів, контроль термінів, відповідність умов працевлаштування необхідним правовим основам, а також належне документування процесу доручення роботи.
Також варто регулярно аналізувати ситуацію з працівниками, чиї документи на проживання пов’язані з адміністративними провадженнями, що тривають.
Особливої уваги потребують випадки зміни роботодавця, посади, умов працевлаштування або підстави для перебування.
Добре організовані внутрішні процедури залишаються одним із найважливіших елементів обмеження правових ризиків.
Це стосується як підприємств, що безпосередньо наймають іноземців, так і компаній, які співпрацюють з агентствами з працевлаштування та постачальниками аутсорсингових послуг.
Навіть найкраща адміністративна реформа не замінить належну організацію процесу працевлаштування з боку підприємця.
Легалізація перебування та працевлаштування іноземців потребує передбачуваності, а не чергових ситуативних рішень
Понад 1,15 млн працюючих іноземців — це яскравий приклад того, яку важливу роль відіграє працевлаштування іноземців у польській економіці.
Водночас зростаючий масштаб цього явища вимагає наявності належним чином налагодженої адміністративної системи.
Вимоги Польського HR-форуму свідчать про те, що дискусія щодо легалізації іноземців не обов’язково має обмежуватися черговими змінами бланків, термінів чи окремих процедур.
Все більшого значення набуває питання щодо загальної структури системи: розподіл повноважень, доступ до інформації, відповідальність держави та роботодавців, а також можливість оперативно реагувати на мінливі потреби ринку.
Децентралізація, електронний профіль законності, статус «надійного роботодавця», надійний підпис та процедура урегулювання — це пропозиції, які можуть стати відправною точкою для більш масштабної реформи.
Не всі з них будуть однаково простими у впровадженні. Кожна з них вимагає відповідних заходів безпеки та чітких правових рішень.
Проте напрямок запропонованих змін є зрозумілим.
Система легалізації іноземців має бути не лише ефективною з точки зору забезпечення дотримання законодавства, а й оперативною, прозорою та передбачуваною для осіб та підприємств, які діють у рамках закону.
Для польського ринку праці це вже не є лише питанням оптимізації адміністрації.
Це один із елементів створення стабільних умов для підприємств, які використовують міжнародні трудові ресурси.
У Групі NJOB ми постійно аналізуємо зміни в законодавстві щодо працевлаштування іноземців та їхні практичні наслідки для роботодавців. Ми допомагаємо підприємствам в організації процесів працевлаштування, легалізації праці та виборі відповідних моделей співпраці.
Адже в умовах зростання масштабів найму іноземної робочої сили передбачуваність процедур перестає бути просто зручністю. Вона стає однією з умов ефективного функціонування ринку праці.
______
ДЖЕРЕЛО.