Процесний аутсорсинг вже багато років дозволяє підприємствам гнучко організовувати виробництво, логістику, складування та інші операційні процеси. Однак проблема виникає тоді, коли межа між справжнім аутсорсингом процесу та наданням персоналу стає розмитою.
У разі працевлаштування іноземців значення цієї межі стає ще більшим.
Запропоновані зміни до законодавства щодо працевлаштування іноземців, а також практика органів, відповідальних за легалізацію зайнятості, дедалі чіткіше показують: компанії мають бути готові не лише до того, щоб довести, що іноземець має відповідні документи. Все більшого значення набуває також доведення того, хто фактично організовує його роботу, на користь кого здійснюється цей процес і який характер має співпраця між підприємствами.
Для аутсорсингової галузі, агентств з працевлаштування, а також виробничих і логістичних компаній, які залучають зовнішні команди, це є однією з найважливіших на сьогодні сфер ризику.
Аутсорсинг процесів та працевлаштування іноземців — у чому полягає проблема?
У разі правильно організованого аутсорсингу підприємство доручає зовнішньому підряднику виконання певного процесу або його частини.
Наприклад, це може бути:
- комплектування замовлень,
- пакування та конфеціювання,
- обслуговування обраного складського процесу,
- певний етап виробництва,
- контроль якості,
- реалізація інших окремих операційних процесів.
Суть такої співпраці полягає не в тому, щоб просто надати клієнту певну кількість осіб.
Предметом послуги є процес.
Отже, підрядник повинен мати власну організаційну структуру, керувати своєю командою та нести відповідальність за належне виконання дорученого обсягу робіт.
У теорії різниця здається очевидною. На практиці саме тут і починаються найбільші проблеми.
Коли аутсорсинг починає нагадувати надання працівників?
Уявімо собі склад, на якому щодня працює колектив із кількох десятків осіб із сторонньої компанії.
Угода між підприємствами визначає порядок реалізації логістичного процесу. Однак якщо на практиці саме керівники замовника безпосередньо розподіляють завдання між окремими особами, встановлюють їхні графіки, дають вказівки та керують персоналом, виникає питання:
чи справді було доручено зовнішнє виконання процесу, чи лише залучено працівників до власної організації?
Це розмежування набуває особливого значення під час працевлаштування іноземців.
Адже органи, які розглядають справи щодо легалізації праці, можуть перевіряти, чи дійсно іноземець виконує роботу для суб’єкта, зазначеного в документації, чи на практиці його було направлено на роботу в інше підприємство.
Робота на території замовника не означає автоматично незаконний аутсорсинг
Це надзвичайно важливе розрізнення.
У багатьох логістичних чи виробничих процесах надання послуги поза межами підприємства замовника було б просто неможливим.
Процес комплектування продукції має здійснюватися там, де розташований склад. Обслуговування певного етапу виробництва відбувається там, де працює виробнича лінія. Так само оператори певних логістичних процесів повинні мати доступ до інфраструктури підприємства.
Тому саме місце виконання роботи не повинно автоматично визначати характер співпраці.
Важливе значення має вся організаційна модель: предмет договору, сфера відповідальності підрядника, спосіб управління командою, а також фактичні відносини між працівниками, підрядником та замовником.
І саме тут виникає одна з проблем чинного законодавства — межа між належним аутсорсингом процесів та фактичним наданням персоналу не завжди є достатньо чіткою.
Управління може захотіти переглянути не лише документи працівника
На практиці у справах щодо легалізації праці значення може мати не лише документація самого іноземця.
Як вказується в аналізі C&C Chakowski & Ciszek, органи влади можуть вимагати документи, що дозволяють встановити справжній характер відносин між підприємствами — зокрема, договори з контрагентами або документи, пов’язані з розрахунками за надані послуги.
Для підприємців це означає суттєву зміну перспективи.
Легалізація працевлаштування іноземця дедалі тісніше пов’язується з оцінкою всієї бізнес-моделі, в рамках якої ця особа виконує роботу.
Отже, недостатньо просто відповісти на запитання:
«Чи має працівник необхідні документи?»
Також слід бути готовим до:
«Чому він працює саме тут і хто насправді відповідає за його роботу?»
Процесний аутсорсинг — це не тимчасова робота
Це ще одна сфера, яка вимагає чіткого розмежування.
У разі тимчасової роботи працівника направляє агентство з тимчасового працевлаштування до роботодавця-користувача. Отже, сама модель передбачає виконання роботи на користь та під керівництвом роботодавця-користувача в рамках детально врегульованої правової структури.
Процесний аутсорсинг ґрунтується на іншому принципі.
Клієнт не замовляє працівника.
Доручає здійснення процесу.
Саме підрядник повинен нести відповідальність за його організацію, координацію та виконання відповідно до умов договору.
Тому автоматичне трактування кожної моделі, за якою працівники підрядника перебувають на території замовника, як тимчасової роботи може призвести до стирання різниці між двома різними способами організації бізнесу.
Пропоновані норми ще більше обмежать гнучкість цивільно-правових договорів
На цьому потенційні зміни не закінчуються.
Пропоновані рішення щодо працевлаштування іноземців також передбачають обмеження, пов’язані з кількістю годин роботи за цивільно-правовими договорами.
Згідно з поточним проектом, стандартна кількість годин, зазначена в документах, що підтверджують право на працю, має бути обмежена до 184 годин на місяць.
Це особливо важливо для логістики та виробництва.
У цих галузях попит може змінюватися дуже швидко. Новий контракт, збільшення кількості замовлень, сезонний сплеск продажів або необхідність запуску додаткової зміни можуть у короткий термін збільшити операційні потреби підприємства.
Якщо нові норми будуть прийняті у запропонованому вигляді, збільшення кількості годин, відпрацьованих іноземцем на підставі цивільно-правового договору, може вимагати отримання нового документа, що легалізує роботу.
Це означає, що залишається менше можливостей для оперативного реагування на зміни в бізнес-ситуації.
Варто підкреслити, що зараз йдеться про запропоновані рішення, а не про чинний ліміт.
Договір може бути укладений правильно. Проблема може виникнути на складі
Це один із найважливіших практичних висновків для підприємців.
Ризик не завжди виникає під час підготовки договору.
Часто це стає очевидним лише під час його реалізації.
Компанія може мати правильно складений договір про аутсорсинг, чітко визначений процес, сферу відповідальності та власних координаторів підрядника.
А потім настає повсякденне життя.
Керівник клієнта починає безпосередньо давати вказівки зовнішнім працівникам. Самостійно змінює їхній графік роботи. Переводить конкретних осіб з однієї посади на іншу. Вирішує, хто має з’явитися на зміні наступного дня.
Отже, формальний аутсорсинг процесу поступово починає функціонувати інакше, ніж передбачено в контракті.
Тому перевірка моделі аутсорсингу не повинна обмежуватися лише аналізом документації.
Потрібно перевірити оперативну ситуацію.
7 питань, які компанія повинна поставити собі вже сьогодні
Підприємства, які використовують аутсорсинг процесів — особливо під час працевлаштування іноземців — повинні перевірити кілька основних питань:
- Що ми насправді купуємо у підрядника — процес чи певну кількість осіб?
- Хто організовує роботу аутсорсингової команди?
- Хто надає працівникам поточні вказівки?
- Хто відповідає за підбір персоналу, заміщення співробітників та організацію змін?
- Чи має підрядник координаторів або керівний склад, які реально виконують свої обов’язки?
- Чи відповідає спосіб розрахунку характеру наданої послуги?
- Чи відповідає фактична модель співпраці як договору про аутсорсинг, так і документації щодо легалізації праці іноземців?
Якщо відповідь на частину цих питань є неоднозначною, варто детальніше розглянути організацію цього процесу.
Сьогодні для працевлаштування іноземців потрібно розглядати весь процес у цілому
Це також важлива зміна для відділів управління персоналом.
Легалізація праці не може бути повністю відокремленим адміністративним процесом.
Документи іноземця, форма зайнятості, коло обов’язків, місце виконання роботи та спосіб організації робочого процесу взаємопов’язані між собою.
Якщо один із цих елементів змінюється, слід оцінити вплив цієї зміни на інші.
На практиці це означає необхідність тіснішої співпраці між відділом кадрів, операційним відділом, особами, відповідальними за юридичне оформлення, та аутсорсинговим партнером.
Що повинні робити компанії, які використовують аутсорсинг іноземних працівників?
Найгіршою стратегією було б чекати, поки перші проблеми під час проваджень або перевірок виявлять недоліки у застосуванні нових норм.
Вже сьогодні варто провести аудит, що охоплює три рівні.
Документація: чи правильно в контрактах описано процес, сферу відповідальності та порядок його виконання?
Операційна діяльність: чи справді щоденна організація роботи відповідає моделі, закріпленій у договорі?
Легалізація: чи відповідають умови праці іноземців вимогам щодо їхнього законного працевлаштування?
Лише поєднання цих трьох елементів дає підприємству реальне уявлення про ризик.
Безпечний аутсорсинг — це щось більше, ніж просто забезпечення персоналом
Зростаючі вимоги щодо працевлаштування іноземців свідчать про ще одну важливу зміну на ринку.
Вибір аутсорсингового партнера не слід оцінювати виключно з точки зору того, як швидко він здатний забезпечити необхідну кількість працівників.
Важливе значення мають також спосіб організації процесу, легалізація працевлаштування, власна координаційна структура підрядника, відповідність документації практиці та здатність реагувати на зміни в законодавстві.
У Групі NJOB саме так ми підходимо до процесного аутсорсингу — як до комплексної відповідальності за доручену сферу, а не як до простого надання персоналу.
Для підприємства, яке користується послугами аутсорсингу, ця різниця може набувати дедалі більшого значення.
Легальний аутсорсинг у нових реаліях. Що буде найважливішим?
Напрямок запланованих змін є чітким: працевлаштування іноземців вимагатиме від підприємців дедалі більшої точності та дедалі меншої терпимості до розбіжностей між документацією та фактичним способом виконання роботи.
Для належного функціонування аутсорсингу процесів це не обов’язково означає кінець гнучкості.
Однак це означає, що гнучкість має бути добре організованою.
Підприємці повинні бути в змозі довести, який процес було доручено підряднику, хто ним керує, хто несе відповідальність за його виконання та чому працівники — у тому числі іноземці — виконують свої завдання саме за такою схемою.
Адже в нових реаліях питання може вже не звучати виключно так:
«Чи є працевлаштування іноземця законним?»
Все частіше не менш важливим стане:
«Чи справді вся система, в рамках якої виконується ця робота, відповідає тому, що зазначено в документах?»