Статус студента при укладенні договору про надання послуг може мати істотний вплив на витрати, пов’язані з працевлаштуванням. Водночас саме ця сфера потрапила під дедалі пильнішу увагу Управління соціального страхування. Перевірки стосуються насамперед випадків, коли іноземець формально має статус учня або студента, але на практиці його навчання може мати фіктивний характер, а документ було використано насамперед для отримання звільнення від сплати внесків.
Для роботодавців та інших платників внесків це становить суттєвий ризик. Оскарження підстави для звільнення може означати не лише необхідність коригування поточних розрахунків, а й сплату заборгованості за внесками разом із відсотками за попередні періоди.
Чому статус студента має значення при укладенні договору про виконання роботи?
Як правило, особа, яка виконує роботу на підставі договору про виконання роботи, підлягає соціальному страхуванню. Виняток становлять учні та студенти, яким ще не виповнилося 26 років.
У їхньому випадку договір про виконання роботи не є підставою для обов’язкового соціального та медичного страхування.
З точки зору підприємця це означає нижчу вартість співпраці. У свою чергу, підрядник може отримати більшу суму нетто.
Проблема виникає тоді, коли статус учня чи студента існує лише на папері або документи, надані платнику, не відповідають дійсному стану речей.
Фіктивний статус іноземного студента під пильною увагою ЗУС
Згідно з інформацією, опублікованою в «Dziennik Gazeta Prawna», ЗУС посилює перевірки підприємців, які наймають іноземців за договорами про виконання робіт та користуються звільненням від сплати внесків, пов’язаним зі статусом учня або студента.
Перевірки мають виявити випадки, коли іноземці формально стають учнями післяшкільних навчальних закладів, проте фактично не беруть участі в навчальному процесі.
Схема може передбачати, зокрема, організацію або фінансування:
- перекладу необхідних документів,
- вступний внесок до школи,
- формальності, пов’язані з отриманням статусу слухача,
- документів, що підтверджують навчання.
Сама наявність таких елементів, звісно, не свідчить про порушення. Ключове значення має те, чи є освітній статус дійсним і чи дійсно він дає підстави для застосування звільнення від сплати внесків.
Цього свідоцтва може вже не вистачити
Це один із найважливіших висновків для підприємців.
При працевлаштуванні іноземця саме отримання документа, що підтверджує статус учня чи студента, не повинно автоматично завершувати процес перевірки.
Якщо статус виявиться фіктивним, неактуальним або отриманим виключно з метою створення формальної підстави для ухилення від сплати внесків, це може мати наслідки для платника.
Тому дедалі більшого значення набуває не лише питання:
«Чи надав працівник довідку?»
а також:
«Чи є у нас підстави вважати, що статус, який з цього випливає, є актуальним і реальним?»
Перевірка іноземців органом соціального страхування (ZUS) може спричинити значні витрати
Якщо ЗУС оскаржить застосоване звільнення, він може встановити, що дана особа повинна підлягати страхуванню на підставі укладеного договору.
Як наслідок, може виникнути обов’язок:
- внести поправки до розрахункової документації,
- сплати прострочених внесків,
- сплати належних відсотків.
Більше того, строк позовної давності щодо заборгованості за внески, як правило, становить 5 років, починаючи з дня, коли вони стали підлягати сплаті. Однак остаточний обсяг відповідальності залежить від обставин конкретної справи та перебігу строку позовної давності.
Отже, за умови більшої кількості підрядників обсяг потенційних заборгованостей може швидко перетворитися на суттєве фінансове навантаження для підприємства.
Один випадок може спричинити більш масштабну перевірку
Особливе значення має ризик розширення перевірки після виявлення порушень, що стосуються окремих осіб.
Якщо під час перевірки виникнуть сумніви щодо порядку використання звільнення від сплати внесків, ZUS може зацікавитися документацією інших осіб, які працюють за подібною моделлю.
Однак не слід автоматично припускати, що порушення, пов’язане з одним іноземцем, визначає ситуацію щодо всіх інших. Кожен випадок слід розглядати з урахуванням його індивідуальних обставин.
Однак з точки зору підприємця це означає, що навіть одна проблема може виявити ризик, який стосується всього процесу, що застосовується в організації.
Як перевірити статус іноземного студента?
У компаніях, які користуються звільненням від сплати внесків, варто провести аудит документації ще до можливої перевірки.
Перевірка має охоплювати, насамперед:
1. Актуальність статусу
Необхідно з’ясувати, чи дійсно іноземець має чинний статус учня або студента, що дає право на застосування пільги.
2. Достовірність документів
Довідка має бути видана уповноваженим закладом. У разі обґрунтованих сумнівів варто перевірити її справжність та актуальність.
3. Безперервність статусу
Документ, наданий на початку співпраці, не слід розглядати як підтвердження статусу на невизначений термін. Ситуація підрядника може змінитися.
4. Порядок отримання статусу
Особливу обережність слід проявити підприємствам, у яких отримання статусу навчального закладу здійснювалося за посередництва посередників або інших суб’єктів, що беруть участь у процесі працевлаштування.
5. Документація кожного підрядника
Підстава для звільнення повинна бути доведена індивідуально для кожної особи.
Добра віра роботодавця може виявитися недостатньою
Це особливо важливо для компаній, які наймають на роботу більшу кількість іноземців.
Підприємець може прийняти документ, наданий працівником, вважаючи його правильним. Однак якщо згодом виявиться, що реальних підстав для звільнення від сплати внесків не було, сам факт дії в добросовісній вірі не обов’язково звільняє від обов’язку сплатити належні внески.
Тому процедура перевірки документів має бути складовою частиною системи комплаєнсу, а не одноразовою дією, що виконується під час підписання договору.
Найм іноземців сьогодні вимагає більш ретельного дотримання нормативних вимог
Зростаюча активність контролюючих органів свідчить про більш масштабні зміни на ринку.
Легальне працевлаштування іноземця більше не зводиться лише до перевірки документа про перебування та підстави для виконання роботи. Роботодавці повинні також звертати увагу на правильність розрахунків, фактичну підставу для наданих пільг та актуальність документів, що використовуються в кадрових процесах.
У випадку великих команд навіть незначна помилка, яка повторюється протягом місяців, може спричинити значний фінансовий ризик.
Тому ключове значення мають відповідні процедури, регулярний контроль документації та співпраця з партнерами, які розуміють не лише процес підбору персоналу, а й реалії законного та безпечного працевлаштування іноземців.
Що повинен зробити роботодавець?
Підприємства, які наймають іноземців за договорами доручення, повинні насамперед перевірити, чи мають застосовані ними пільги щодо сплати внесків реальні та актуальні підстави.
Не варто чекати на перевірку.
Внутрішній аудит дозволяє завчасно виявляти порушення, впорядкувати документацію та зменшити ризик того, що окремий випадок стане початком значно серйознішої проблеми.
У Групі NJOB вже багато років ми розглядаємо працевлаштування іноземців як цілісний процес — від пошуку відповідних працівників, через формальні та легалізаційні питання, аж до безпечної організації співпраці. В умовах дедалі частіших перевірок саме комплексний підхід стає одним із найважливіших елементів безпеки роботодавця.