Status studenta przy umowie zlecenia może oznaczać istotną różnicę w kosztach zatrudnienia. Jednocześnie właśnie ten obszar znalazł się pod coraz większą lupą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrole dotyczą przede wszystkim przypadków, w których cudzoziemiec formalnie posiada status ucznia lub studenta, ale w praktyce jego nauka może mieć charakter fikcyjny, a dokument został wykorzystany przede wszystkim do zastosowania zwolnienia ze składek.
Dla pracodawców i innych płatników składek to istotne ryzyko. Zakwestionowanie podstawy zwolnienia może oznaczać nie tylko konieczność skorygowania bieżących rozliczeń, lecz także zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami za wcześniejsze okresy.
Dlaczego status studenta ma znaczenie przy umowie zlecenia?
Co do zasady osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia podlega ubezpieczeniom społecznym. Wyjątek dotyczy uczniów i studentów, którzy nie ukończyli 26. roku życia.
W ich przypadku umowa zlecenia nie stanowi tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.
Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to niższy koszt współpracy. Zleceniobiorca może z kolei otrzymać wyższą kwotę netto.
Problem zaczyna się wtedy, gdy status ucznia lub studenta istnieje wyłącznie na papierze albo dokumenty przedstawione płatnikowi nie odpowiadają rzeczywistemu stanowi.
Fikcyjny status studenta cudzoziemca pod lupą ZUS
Według informacji opisywanych przez „Dziennik Gazetę Prawną” ZUS intensyfikuje kontrole przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców na umowach zlecenia i korzystających ze zwolnienia składkowego związanego ze statusem ucznia lub studenta.
Kontrole mają ujawniać przypadki, w których cudzoziemcy formalnie stają się słuchaczami szkół policealnych, jednak faktycznie nie uczestniczą w procesie kształcenia.
Schemat może obejmować m.in. organizowanie lub finansowanie:
- tłumaczeń wymaganych dokumentów,
- wpisowego do szkoły,
- formalności związanych z uzyskaniem statusu słuchacza,
- zaświadczeń potwierdzających naukę.
Samo występowanie takich elementów nie przesądza oczywiście o nieprawidłowości. Kluczowe znaczenie ma to, czy status edukacyjny jest rzeczywisty i czy faktycznie daje podstawę do zastosowania zwolnienia składkowego.
Zaświadczenie może już nie wystarczyć
To jeden z najważniejszych wniosków dla przedsiębiorców.
Przy zatrudnianiu cudzoziemca samo otrzymanie dokumentu potwierdzającego status ucznia lub studenta nie powinno automatycznie kończyć procesu weryfikacji.
Jeżeli status okaże się fikcyjny, nieaktualny lub uzyskany wyłącznie w celu stworzenia formalnej podstawy do nieopłacania składek, konsekwencje mogą dotknąć płatnika.
Dlatego coraz większego znaczenia nabiera nie tylko pytanie:
„Czy pracownik przedstawił zaświadczenie?”
ale również:
„Czy mamy podstawy, aby uznać, że wynikający z niego status jest aktualny i rzeczywisty?”
Kontrola ZUS cudzoziemców może oznaczać poważne koszty
Jeżeli ZUS zakwestionuje zastosowane zwolnienie, może ustalić, że dana osoba powinna podlegać ubezpieczeniom z tytułu wykonywanej umowy.
W konsekwencji może powstać obowiązek:
- skorygowania dokumentacji rozliczeniowej,
- zapłaty zaległych składek,
- uregulowania należnych odsetek.
Co więcej, należności z tytułu składek co do zasady przedawniają się po 5 latach, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Ostateczny zakres odpowiedzialności zależy jednak od okoliczności konkretnej sprawy i biegu terminu przedawnienia.
Przy większej liczbie zleceniobiorców skala potencjalnych zaległości może więc szybko stać się istotnym obciążeniem finansowym dla przedsiębiorstwa.
Jeden przypadek może uruchomić szerszą kontrolę
Szczególne znaczenie ma ryzyko rozszerzenia kontroli po wykryciu nieprawidłowości dotyczącej pojedynczych osób.
Jeżeli podczas kontroli pojawią się wątpliwości dotyczące sposobu korzystania ze zwolnienia składkowego, ZUS może zainteresować się dokumentacją pozostałych osób zatrudnianych w podobnym modelu.
Nie należy jednak automatycznie zakładać, że nieprawidłowość dotycząca jednego cudzoziemca przesądza o sytuacji wszystkich pozostałych. Każdy przypadek powinien być oceniany na podstawie jego indywidualnych okoliczności.
Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to jednak, że pojedynczy problem może ujawnić ryzyko dotyczące całego procesu stosowanego w organizacji.
Jak zweryfikować status studenta cudzoziemca?
W firmach korzystających ze zwolnienia składkowego warto przeprowadzić audyt dokumentacji jeszcze przed ewentualną kontrolą.
Weryfikacja powinna obejmować przede wszystkim:
1. Aktualność statusu
Należy ustalić, czy cudzoziemiec rzeczywiście posiada aktualny status ucznia lub studenta uprawniający do zastosowania zwolnienia.
2. Wiarygodność dokumentów
Zaświadczenie powinno pochodzić od uprawnionej placówki. W razie uzasadnionych wątpliwości warto zweryfikować jego autentyczność oraz aktualność.
3. Ciągłość statusu
Dokument przedstawiony przy rozpoczęciu współpracy nie powinien być traktowany jako potwierdzenie statusu na czas nieokreślony. Sytuacja zleceniobiorcy może się zmienić.
4. Sposób uzyskania statusu
Szczególną ostrożność powinny zachować przedsiębiorstwa, w których uzyskanie statusu edukacyjnego było organizowane przez pośredników lub inne podmioty uczestniczące w procesie zatrudnienia.
5. Dokumentację każdego zleceniobiorcy
Podstawa zwolnienia powinna być możliwa do wykazania indywidualnie dla każdej osoby.
Dobra wiara pracodawcy może nie wystarczyć
To szczególnie istotne dla firm zatrudniających większą liczbę cudzoziemców.
Przedsiębiorca może przyjąć dokument przedstawiony przez pracownika w przekonaniu, że jest on prawidłowy. Jeżeli jednak później okaże się, że nie istniała rzeczywista podstawa do zwolnienia ze składek, sam fakt działania w dobrej wierze nie musi wyeliminować obowiązku uregulowania należności składkowych.
Dlatego procedura weryfikacji dokumentów powinna być elementem systemu compliance, a nie jednorazową czynnością wykonywaną przy podpisaniu umowy.
Zatrudnianie cudzoziemców wymaga dziś szerszego compliance
Rosnąca aktywność organów kontrolnych pokazuje szerszą zmianę na rynku.
Legalne zatrudnianie cudzoziemca nie sprowadza się już wyłącznie do sprawdzenia dokumentu pobytowego i podstawy wykonywania pracy. Pracodawcy muszą zwracać uwagę również na prawidłowość rozliczeń, rzeczywistą podstawę stosowanych zwolnień oraz aktualność dokumentów wykorzystywanych w procesach kadrowych.
W przypadku dużych zespołów nawet niewielki błąd powielany przez miesiące może wygenerować znaczące ryzyko finansowe.
Dlatego kluczowe stają się procedury, regularna kontrola dokumentacji i współpraca z partnerami, którzy rozumieją nie tylko proces rekrutacji, ale również realia legalnego i bezpiecznego zatrudniania cudzoziemców.
Co powinien zrobić pracodawca?
Firmy zatrudniające cudzoziemców na umowach zlecenia powinny przede wszystkim sprawdzić, czy stosowane przez nie zwolnienia składkowe mają rzeczywiste i aktualne podstawy.
Nie warto czekać na kontrolę.
Wewnętrzna weryfikacja pozwala wcześniej wykryć nieprawidłowości, uporządkować dokumentację oraz ograniczyć ryzyko, że pojedynczy przypadek stanie się początkiem znacznie szerszego problemu.
W Grupie NJOB od lat patrzymy na zatrudnianie cudzoziemców jako na cały proces – od pozyskania odpowiednich pracowników, przez kwestie formalne i legalizacyjne, po bezpieczną organizację współpracy. W warunkach coraz częstszych kontroli właśnie kompleksowe podejście staje się jednym z najważniejszych elementów bezpieczeństwa pracodawcy.