Outsourcing procesowy od lat pozwala przedsiębiorstwom elastycznie organizować produkcję, logistykę, magazynowanie czy inne procesy operacyjne. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy granica pomiędzy rzeczywistym outsourcingiem procesu a udostępnianiem personelu staje się niejednoznaczna.
W przypadku zatrudniania cudzoziemców znaczenie tej granicy jest jeszcze większe.
Projektowane zmiany w przepisach dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, a także praktyka organów odpowiedzialnych za legalizację zatrudnienia, pokazują coraz wyraźniej: firmy muszą być przygotowane nie tylko na wykazanie, że cudzoziemiec posiada właściwe dokumenty. Coraz istotniejsze staje się również udowodnienie, kto faktycznie organizuje jego pracę, na czyją rzecz realizowany jest proces i jaki charakter ma współpraca między przedsiębiorstwami.
Dla branży outsourcingowej, agencji zatrudnienia oraz firm produkcyjnych i logistycznych korzystających z zewnętrznych zespołów to jeden z najważniejszych obecnie obszarów ryzyka.
Outsourcing procesowy a zatrudnianie cudzoziemców – gdzie pojawia się problem?
W prawidłowo zorganizowanym outsourcingu przedsiębiorstwo zleca zewnętrznemu wykonawcy realizację określonego procesu lub jego części.
Może to być przykładowo:
- kompletacja zamówień,
- pakowanie i konfekcjonowanie,
- obsługa wybranego procesu magazynowego,
- określony etap produkcji,
- kontrola jakości,
- realizacja innych wydzielonych procesów operacyjnych.
Istotą takiej współpracy nie jest samo przekazanie klientowi określonej liczby osób.
Przedmiotem usługi jest proces.
Wykonawca powinien więc posiadać własną strukturę organizacyjną, zarządzać swoim zespołem oraz odpowiadać za prawidłową realizację powierzonego zakresu.
W teorii różnica wydaje się jasna. W praktyce właśnie tutaj zaczynają się największe problemy.
Kiedy outsourcing zaczyna przypominać udostępnianie pracowników?
Wyobraźmy sobie magazyn, w którym codziennie pracuje kilkudziesięcioosobowy zespół zewnętrznej firmy.
Umowa między przedsiębiorstwami określa realizację procesu logistycznego. Jeżeli jednak w praktyce to kierownicy klienta bezpośrednio rozdzielają zadania poszczególnym osobom, ustalają ich harmonogramy, wydają polecenia i zarządzają obsadą, pojawia się pytanie:
czy rzeczywiście zlecono zewnętrzny proces, czy jedynie pozyskano pracowników do własnej organizacji?
To rozróżnienie nabiera szczególnego znaczenia przy zatrudnianiu cudzoziemców.
Organy rozpatrujące sprawy dotyczące legalizacji pracy mogą bowiem analizować, czy cudzoziemiec rzeczywiście wykonuje pracę dla podmiotu wskazanego w dokumentacji, czy w praktyce został skierowany do świadczenia pracy na rzecz innego przedsiębiorstwa.
Praca na terenie klienta nie oznacza automatycznie nielegalnego outsourcingu
To niezwykle ważne rozróżnienie.
W wielu procesach logistycznych czy produkcyjnych wykonanie usługi poza zakładem klienta byłoby zwyczajnie niemożliwe.
Proces kompletacji produktów musi być realizowany tam, gdzie znajduje się magazyn. Obsługa określonego etapu produkcji odbywa się tam, gdzie funkcjonuje linia produkcyjna. Podobnie operatorzy określonych procesów logistycznych muszą mieć dostęp do infrastruktury przedsiębiorstwa.
Dlatego samo miejsce wykonywania pracy nie powinno automatycznie przesądzać o charakterze współpracy.
Znaczenie ma cały model organizacyjny: przedmiot umowy, zakres odpowiedzialności wykonawcy, sposób zarządzania zespołem oraz rzeczywiste relacje pomiędzy pracownikami, wykonawcą i klientem.
I właśnie tutaj pojawia się jeden z problemów obecnych regulacji – granica pomiędzy prawidłowym outsourcingiem procesowym a faktycznym udostępnianiem personelu nie zawsze jest wystarczająco czytelna.
Urząd może chcieć zobaczyć więcej niż dokumenty pracownika
W praktyce postępowań dotyczących legalizacji pracy znaczenie może mieć nie tylko dokumentacja samego cudzoziemca.
Jak wskazuje analiza C&C Chakowski & Ciszek, organy mogą oczekiwać dokumentów pozwalających ustalić rzeczywisty charakter relacji między przedsiębiorstwami – w tym umów z kontrahentami czy dokumentów związanych z rozliczaniem świadczonych usług.
Dla przedsiębiorców oznacza to istotną zmianę perspektywy.
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemca coraz mocniej łączy się z oceną całego modelu biznesowego, w którym dana osoba wykonuje pracę.
Nie wystarczy więc odpowiedzieć na pytanie:
„Czy pracownik ma właściwe dokumenty?”
Trzeba być przygotowanym również na:
„Dlaczego pracuje właśnie tutaj i kto faktycznie odpowiada za jego pracę?”
Outsourcing procesowy to nie praca tymczasowa
To kolejny obszar, który wymaga wyraźnego rozróżnienia.
W przypadku pracy tymczasowej pracownik jest kierowany przez agencję pracy tymczasowej do pracodawcy użytkownika. Sam model zakłada więc wykonywanie pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika w ramach szczegółowo uregulowanej konstrukcji prawnej.
Outsourcing procesowy opiera się na innym założeniu.
Klient nie zamawia pracownika.
Zleca realizację procesu.
To wykonawca powinien odpowiadać za jego organizację, zespół i wykonanie zgodnie z warunkami kontraktu.
Dlatego automatyczne traktowanie każdego modelu, w którym pracownicy wykonawcy znajdują się na terenie klienta, jako pracy tymczasowej może prowadzić do zatarcia różnicy pomiędzy dwoma odmiennymi sposobami organizacji biznesu.
Projektowane przepisy dodatkowo ograniczą elastyczność umów cywilnoprawnych
Na tym nie kończą się potencjalne zmiany.
Projektowane rozwiązania dotyczące zatrudniania cudzoziemców przewidują również ograniczenia związane z liczbą godzin wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.
Według obecnego projektu standardowa liczba godzin wskazana w dokumentach legalizujących pracę miałaby zostać ograniczona do 184 godzin miesięcznie.
To szczególnie istotne dla logistyki i produkcji.
W tych branżach zapotrzebowanie potrafi zmieniać się bardzo szybko. Nowy kontrakt, większa liczba zamówień, sezon sprzedażowy czy konieczność uruchomienia dodatkowej zmiany mogą w krótkim czasie zwiększyć potrzeby operacyjne przedsiębiorstwa.
Jeżeli nowe regulacje zostaną przyjęte w proponowanym kształcie, zwiększenie liczby godzin wykonywanych przez cudzoziemca na podstawie umowy cywilnoprawnej może wymagać uzyskania nowego dokumentu legalizującego pracę.
To oznacza mniej miejsca na szybkie reagowanie na zmieniającą się sytuację biznesową.
Warto podkreślić, że mowa obecnie o projektowanych rozwiązaniach, a nie o obowiązującym limicie.
Umowa może być prawidłowa. Problem może powstać na hali
To jeden z najważniejszych praktycznych wniosków dla przedsiębiorców.
Ryzyko nie zawsze powstaje podczas przygotowywania kontraktu.
Często pojawia się dopiero podczas jego realizacji.
Firma może posiadać poprawnie skonstruowaną umowę outsourcingową, określony proces, zakres odpowiedzialności oraz własnych koordynatorów wykonawcy.
A później przychodzi codzienność.
Kierownik klienta zaczyna bezpośrednio wydawać polecenia pracownikom zewnętrznym. Samodzielnie zmienia ich grafik. Przesuwa konkretne osoby pomiędzy stanowiskami. Decyduje, kto następnego dnia ma pojawić się na zmianie.
Formalny outsourcing procesu stopniowo zaczyna więc funkcjonować inaczej niż przewiduje kontrakt.
Dlatego weryfikacja modelu outsourcingowego nie powinna kończyć się na analizie dokumentacji.
Trzeba sprawdzić rzeczywistość operacyjną.
7 pytań, które firma powinna zadać sobie już dziś
Przedsiębiorstwa korzystające z outsourcingu procesowego – szczególnie przy zatrudnianiu cudzoziemców – powinny zweryfikować kilka podstawowych kwestii:
- Co faktycznie kupujemy od wykonawcy – proces czy określoną liczbę osób?
- Kto organizuje pracę zespołu outsourcingowego?
- Kto wydaje pracownikom bieżące polecenia?
- Kto odpowiada za obsadę, zastępstwa i organizację zmian?
- Czy wykonawca posiada realnie działających koordynatorów lub kadrę zarządzającą?
- Czy sposób rozliczenia odpowiada charakterowi świadczonej usługi?
- Czy rzeczywisty model współpracy jest zgodny zarówno z kontraktem outsourcingowym, jak i dokumentacją dotyczącą legalizacji pracy cudzoziemców?
Jeżeli odpowiedź na część tych pytań jest niejednoznaczna, warto dokładniej przyjrzeć się organizacji procesu.
Zatrudnianie cudzoziemców wymaga dziś spojrzenia na cały proces
To również ważna zmiana dla działów HR.
Legalizacja pracy nie może funkcjonować jako całkowicie oddzielony proces administracyjny.
Dokumenty cudzoziemca, forma zatrudnienia, zakres obowiązków, miejsce wykonywania pracy i sposób organizacji procesu są ze sobą powiązane.
Jeżeli jeden z tych elementów się zmienia, należy ocenić wpływ tej zmiany na pozostałe.
W praktyce oznacza to potrzebę bliższej współpracy pomiędzy HR, działem operacyjnym, osobami odpowiedzialnymi za legalizację oraz partnerem outsourcingowym.
Co powinny zrobić firmy korzystające z outsourcingu cudzoziemców?
Najgorszą strategią byłoby czekanie, aż praktykę nowych przepisów wyznaczą pierwsze problemy podczas postępowań lub kontroli.
Już dziś warto przeprowadzić audyt obejmujący trzy poziomy.
Dokumentacja: czy kontrakty właściwie opisują proces, zakres odpowiedzialności i sposób jego realizacji?
Operacje: czy codzienna organizacja pracy rzeczywiście odpowiada modelowi zapisanemu w umowie?
Legalizacja: czy warunki wykonywania pracy przez cudzoziemców pozostają zgodne z podstawami ich legalnego zatrudnienia?
Dopiero połączenie tych trzech elementów daje przedsiębiorstwu rzeczywisty obraz ryzyka.
Bezpieczny outsourcing to coś więcej niż zapewnienie pracowników
Rosnące wymagania dotyczące zatrudniania cudzoziemców pokazują jeszcze jedną ważną zmianę na rynku.
Wybór partnera outsourcingowego nie powinien być oceniany wyłącznie przez pryzmat tego, jak szybko jest w stanie zapewnić potrzebną liczbę osób.
Znaczenie ma również sposób organizacji procesu, legalizacja zatrudnienia, własna struktura koordynacyjna wykonawcy, zgodność dokumentacji z praktyką oraz umiejętność reagowania na zmiany regulacyjne.
W Grupie NJOB właśnie w ten sposób podchodzimy do outsourcingu procesowego – jako do kompleksowej odpowiedzialności za powierzony obszar, a nie prostego dostarczania personelu.
Dla przedsiębiorstwa korzystającego z outsourcingu różnica ta może mieć coraz większe znaczenie.
Legalny outsourcing w nowych realiach. Co będzie najważniejsze?
Kierunek projektowanych zmian jest czytelny: zatrudnianie cudzoziemców będzie wymagało od przedsiębiorców coraz większej precyzji i coraz mniejszej tolerancji dla rozbieżności między dokumentacją a rzeczywistym sposobem wykonywania pracy.
Dla prawidłowo funkcjonującego outsourcingu procesowego nie musi oznaczać to końca elastyczności.
Oznacza jednak, że elastyczność musi być dobrze zorganizowana.
Przedsiębiorcy powinni być w stanie wykazać, jaki proces został powierzony wykonawcy, kto nim zarządza, kto ponosi odpowiedzialność za jego realizację oraz dlaczego pracownicy – w tym cudzoziemcy – wykonują swoje zadania właśnie w takim modelu.
Bo w nowych realiach pytanie może już nie brzmieć wyłącznie:
„Czy zatrudnienie cudzoziemca jest legalne?”
Coraz częściej równie istotne będzie:
„Czy cały model, w którym ta praca jest wykonywana, rzeczywiście odpowiada temu, co wynika z dokumentów?”