Black Friday, Cyber Monday, przedświąteczne zakupy i końcówka roku. Dla klientów to kilka dat w kalendarzu. Dla branży logistycznej – tygodnie zwiększonego wolumenu, presji czasu i walki o utrzymanie płynności procesów.
Największym błędem może być jednak rozpoczęcie przygotowań dopiero wtedy, gdy liczba zamówień zaczyna gwałtownie rosnąć.
Zespołu nie buduje się z dnia na dzień. Tym bardziej w okresie, kiedy o tych samych pracowników magazynowych konkurują jednocześnie dziesiątki przedsiębiorstw.
Dlatego peak season w logistyce zaczyna się znacznie wcześniej niż w listopadzie. Wrzesień i początek jesieni to moment na analizę prognozowanych wolumenów, identyfikację potencjalnych wąskich gardeł i zabezpieczenie dodatkowych zasobów.
A outsourcing procesowy może być jednym z narzędzi pozwalających przygotować magazyn na zwiększone obciążenie bez konieczności trwałego rozbudowywania własnego zespołu.
Q4 – najważniejsze miesiące dla logistyki
Ostatni kwartał roku jest szczególnym okresem dla branży e-commerce, retail i obsługujących je centrów logistycznych.
Kumulacja Black Friday, Cyber Monday, zakupów świątecznych, akcji promocyjnych i końcówki roku sprawia, że w stosunkowo krótkim czasie przez magazyny może przechodzić znacznie większy wolumen towarów.
Większa liczba zamówień oznacza większe obciążenie kolejnych etapów operacji:
- przyjęcia towaru,
- rozładunku i rozmieszczenia produktów,
- kompletacji,
- pakowania,
- sortowania,
- etykietowania,
- przygotowania wysyłek,
- obsługi zwrotów.
Wystarczy, że jeden z tych etapów przestanie nadążać, aby problem zaczął wpływać na kolejne części łańcucha.
Dlatego przygotowanie do sezonu nie powinno sprowadzać się wyłącznie do pytania: ilu dodatkowych pracowników będziemy potrzebować?
Nie potrzebujesz więcej pracowników. Potrzebujesz większej przepustowości procesu
To istotna zmiana perspektywy.
Jeżeli kompletacja nie nadąża za napływającymi zamówieniami, problemem przedsiębiorstwa nie jest sam brak określonej liczby magazynierów.
Problemem jest niewystarczająca przepustowość kompletacji.
Jeżeli produkty czekają na pakowanie, wąskim gardłem jest konkretny etap procesu. Jeżeli magazyn posiada odpowiednią liczbę pracowników, ale nie jest w stanie obsadzić kolejnej zmiany, problem dotyczy organizacji operacji.
Dlatego przed rozpoczęciem sezonu warto zamiast pytania:
„Skąd weźmiemy dodatkowych pracowników?”
zadać inne:
„Który proces może nie poradzić sobie ze zwiększonym wolumenem i jak zwiększymy jego przepustowość?”
To właśnie w takim podejściu szczególnego znaczenia nabiera outsourcing procesowy w logistyce.
Outsourcing procesowy – nie dodatkowe ręce, ale przejęcie konkretnego procesu
Outsourcing procesowy nie powinien być utożsamiany wyłącznie z dostarczeniem określonej liczby pracowników.
W takim modelu przedsiębiorstwo wydziela konkretny obszar operacji i powierza jego realizację zewnętrznemu partnerowi.
W zależności od potrzeb może dotyczyć np. kompletacji, pakowania, sortowania, etykietowania czy innych wydzielonych etapów procesu magazynowego.
Dzięki temu firma może skoncentrować własne zasoby na podstawowej działalności, a jednocześnie zwiększyć możliwości operacyjne tam, gdzie przed sezonem pojawia się największe ryzyko przeciążenia.
W przypadku krótkotrwałego wzrostu zapotrzebowania ma to jeszcze jedną zaletę: przedsiębiorstwo nie musi budować stałej struktury zatrudnienia pod wolumen, który po zakończeniu Q4 może ponownie spaść.
Dlaczego klasyczna rekrutacja przed peak season może nie wystarczyć?
Naturalną reakcją na prognozowany wzrost zamówień jest rozpoczęcie dodatkowych rekrutacji.
Problem polega na tym, że dokładnie to samo robi w tym czasie znaczna część rynku.
Magazyny, centra dystrybucyjne, e-commerce, firmy kurierskie i zakłady produkcyjne zaczynają jednocześnie zwiększać zapotrzebowanie na pracowników operacyjnych.
W rezultacie przedsiębiorstwa konkurują o podobne grupy kandydatów – i robią to pod coraz większą presją czasu.
Sama rekrutacja również nie kończy procesu. Nowa osoba musi przejść formalności, szkolenia, wdrożenie i osiągnąć odpowiednią efektywność.
Jeżeli firma rozpoczyna cały proces dopiero wtedy, gdy zamówienia już rosną, margines bezpieczeństwa staje się bardzo niewielki.
7 sygnałów, że Twój magazyn może nie być gotowy na peak season
Nie każda firma potrzebuje zewnętrznego wsparcia przed Q4. Są jednak sygnały, których nie warto ignorować.
1. Obecny zespół już regularnie pracuje na granicy możliwości.
Jeżeli nadgodziny są potrzebne jeszcze przed sezonem, dodatkowy wolumen może szybko przeciążyć operację.
2. Firma ma nieobsadzone wakaty.
Wejście w Q4 z brakami kadrowymi oznacza rozpoczęcie sezonu bez rezerwy.
3. Prognozowany wolumen rośnie szybciej niż możliwości operacyjne magazynu.
Wzrost sprzedaży jest dobrą wiadomością tylko wtedy, gdy logistyka jest w stanie go obsłużyć.
4. W procesie istnieje wyraźne wąskie gardło.
Może nim być kompletacja, pakowanie, przyjęcia, wysyłka albo inny konkretny etap.
5. Wysoka rotacja utrudnia utrzymanie stabilnej obsady.
Każde odejście pracownika podczas sezonu zwiększa presję na pozostały zespół.
6. Nie ma scenariusza na nagły wzrost zamówień.
Prognozy są potrzebne, ale równie ważny jest plan na sytuację, w której rzeczywisty wolumen znacząco je przekroczy.
7. Firma zakłada, że dodatkowych ludzi znajdzie dopiero wtedy, gdy będą potrzebni.
W szczycie sezonu dostępność kandydatów może być zupełnie inna niż kilka tygodni wcześniej.
Jeżeli kilka z tych punktów opisuje aktualną sytuację magazynu, przygotowania do peaku warto rozpocząć już teraz.
Outsourcing magazynowy daje możliwość skalowania operacji
Jedną z największych przewag outsourcingu w okresach sezonowych jest możliwość dostosowania zasobów do rzeczywistego obciążenia procesu.
Firma może przygotować się na wzrost bez konieczności utrzymywania przez cały rok zespołu odpowiadającego maksymalnemu zapotrzebowaniu z kilku najbardziej intensywnych tygodni.
Dobrze zaplanowany outsourcing pozwala zabezpieczyć określony proces przed sezonem, zwiększyć jego możliwości wraz ze wzrostem wolumenu, a następnie dostosować skalę działania po zakończeniu najbardziej intensywnego okresu.
Dla przedsiębiorstwa oznacza to przede wszystkim większą elastyczność operacyjną.
Ale żeby outsourcing rzeczywiście tę elastyczność zapewnił, również trzeba go przygotować odpowiednio wcześniej.
Dlaczego z outsourcingiem nie warto czekać do Black Friday?
Zewnętrzny zespół także wymaga przygotowania.
Trzeba określić zakres procesu, zapotrzebowanie, sposób organizacji pracy, wymagane kompetencje, harmonogram wdrożenia i zasady współpracy.
Im wcześniej partner outsourcingowy zna prognozowany wolumen i potrzeby przedsiębiorstwa, tym łatwiej zaplanować odpowiednie zasoby.
Dlatego najlepszym momentem na rozmowę o obsłudze listopadowego czy grudniowego peaku nie jest listopad ani grudzień.
Plan awaryjny przygotowany przed sezonem jest znacznie bardziej wartościowy niż rozwiązanie szukane w momencie, kiedy opóźnienia już zaczynają się kumulować.
Wrzesień to dobry moment na stress test magazynu
Przed rozpoczęciem Q4 warto przeprowadzić prostą symulację.
Co stanie się z operacją, jeżeli liczba zamówień wzrośnie o 20%? A o 40%? Co w sytuacji, gdy jednocześnie wzrośnie absencja lub kilka osób odejdzie z zespołu?
Warto sprawdzić:
- maksymalną przepustowość poszczególnych procesów,
- dostępność obecnego zespołu,
- liczbę wakatów,
- poziom absencji i rotacji,
- możliwość uruchomienia dodatkowej zmiany,
- procesy najbardziej podatne na powstawanie zaległości,
- czas potrzebny na pozyskanie i wdrożenie dodatkowych osób,
- możliwości zwiększenia skali współpracy z partnerem zewnętrznym.
Taki stress test pozwala znaleźć słabe punkty zanim zrobi to rzeczywisty peak season.
Koszt braku zespołu może być wyższy niż koszt jego zabezpieczenia
W dyskusji o dodatkowych zasobach często pierwszym pytaniem pozostaje koszt.
Warto jednak policzyć również drugą stronę równania.
Co kosztuje przedsiębiorstwo nieobsadzona zmiana? Ile kosztuje godzina przestoju albo niewykorzystana przepustowość magazynu? Jakie są konsekwencje opóźnionych wysyłek, narastających zaległości i konieczności pracy w nadgodzinach?
W szczycie sprzedażowym problem kadrowy bardzo szybko może stać się problemem operacyjnym, a następnie biznesowym.
Dlatego zabezpieczenie odpowiedniej wydajności procesu przed sezonem warto traktować nie tylko jako koszt personalny, ale jako element zarządzania ciągłością operacji.
NJ Logistic Service – przygotowanie zespołu zanim rozpocznie się peak
W NJ Logistic Service wspieramy przedsiębiorstwa w realizacji procesów logistycznych i magazynowych poprzez outsourcing procesowy.
W zależności od potrzeb operacyjnych jesteśmy w stanie przygotować zespół pracowników magazynowych nawet w około 14 dni, a w przypadku operatorów posiadających uprawnienia UDT – nawet w około 7 dni.
Krótki czas reakcji może być szczególnie istotny przy nagłych zmianach wolumenu. Jednak także w tym przypadku działa prosta zasada: im wcześniej znamy planowany wzrost zapotrzebowania, tym lepiej możemy przygotować proces i zespół do jego obsługi.
Dlatego przedsiębiorstwa, które już dziś wiedzą, że Q4 będzie oznaczał większą liczbę zamówień, nie muszą czekać na pierwsze oznaki przeciążenia magazynu.
Peak season zaczyna się przed pierwszym rekordowym dniem sprzedaży
Black Friday może przypadać pod koniec listopada, a największy ruch świąteczny jeszcze później. Z perspektywy logistyki przygotowania do tych wydarzeń zaczynają się jednak znacznie wcześniej.
To teraz jest czas na prognozy, analizę przepustowości, zabezpieczenie zespołów i przygotowanie scenariusza na większy niż zakładany wolumen.
Outsourcing procesowy może być jednym ze sposobów na zbudowanie takiego bufora bezpieczeństwa – szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorstwo potrzebuje czasowo zwiększyć możliwości operacyjne bez trwałego rozbudowywania własnej struktury.
Dlatego przed rozpoczęciem najbardziej intensywnego okresu roku warto zadać sobie jedno pytanie:
Czy nasz magazyn jest przygotowany na najlepszy scenariusz sprzedażowy – czyli taki, w którym zamówień będzie znacznie więcej, niż zakładaliśmy?
Bo dobry peak season nie zaczyna się wtedy, gdy zamówienia zaczynają spływać. Zaczyna się wtedy, gdy firma jest na nie gotowa.