«Чорна п’ятниця», «Кіберпонеділок», передсвяткові покупки та кінець року. Для клієнтів — це кілька дат у календарі. Для логістичної галузі — тижні підвищеного обсягу роботи, часового тиску та боротьби за забезпечення безперебійності процесів.
Однак найбільшою помилкою може стати початок підготовки лише тоді, коли кількість замовлень починає стрімко зростати.
Команду не можна сформувати за один день. Тим більше в період, коли за тих самих працівників складу одночасно змагаються десятки підприємств.
Тому піковий сезон у логістиці починається значно раніше, ніж у листопаді. Вересень і початок осені — це час для аналізу прогнозованих обсягів, виявлення потенційних вузьких місць та забезпечення додаткових ресурсів.
А аутсорсинг процесів може стати одним із інструментів, що дозволяють підготувати склад до збільшення навантаження без необхідності постійного розширення власної команди.
4-й квартал — найважливіші місяці для логістики
Останній квартал року є особливим періодом для галузей електронної комерції, роздрібної торгівлі та логістичних центрів, що їх обслуговують.
Поєднання «Чорної п’ятниці», «Кіберпонеділка», передсвяткових покупок, акцій та кінця року призводить до того, що за відносно короткий час через склади може пройти значно більший обсяг товарів.
Більша кількість замовлень означає більшу навантаженість на наступні етапи операції:
- приймання товару,
- розвантаження та розміщення продукції,
- комплектування,
- упаковки,
- сортування,
- маркування,
- підготовка відправлень,
- обслуговування повернень.
Достатньо, щоб один із цих етапів відстав, і проблема почне впливати на наступні ланки ланцюга.
Тому підготовка до сезону не повинна зводитися виключно до питання: скільки додаткових працівників нам знадобиться?
Вам не потрібно більше працівників. Вам потрібна більша пропускна здатність процесу
Це суттєва зміна точки зору.
Якщо процес комплектації не встигає за надходженням замовлень, проблема підприємства полягає не в самій нестачі певної кількості складських працівників.
Проблема полягає в недостатній пропускній спроможності процесу комплектації.
Якщо продукція чекає на пакування, «вузьким місцем» є конкретний етап процесу. Якщо на складі є достатня кількість працівників, але він не може укомплектувати чергову зміну, проблема полягає в організації роботи.
Тому перед початком сезону варто замість запитання:
«Звідки ми візьмемо додаткових працівників?»
задати інше:
«Який процес може не впоратися зі збільшеним обсягом і як ми підвищимо його пропускну здатність?»
Саме в такому підході особливого значення набуває аутсорсинг процесів у логістиці.
Процесний аутсорсинг — це не додаткова робоча сила, а передача конкретного процесу
Процесний аутсорсинг не слід ототожнювати виключно з наданням певної кількості працівників.
У такій моделі підприємство виділяє конкретну сферу діяльності та доручає її виконання зовнішньому партнеру.
Залежно від потреб це може стосуватися, наприклад, комплектування, пакування, сортування, етикетування або інших окремих етапів складського процесу.
Завдяки цьому компанія може зосередити власні ресурси на основній діяльності, а водночас розширити операційні можливості там, де перед сезоном виникає найбільший ризик перевантаження.
У разі короткочасного зростання попиту це має ще одну перевагу: підприємству не потрібно формувати постійний штат працівників з урахуванням обсягів, які після закінчення 4-го кварталу можуть знову знизитися.
Чому традиційний підбір персоналу перед піковим сезоном може виявитися недостатнім?
Природною реакцією на прогнозоване збільшення кількості замовлень є початок додаткового набору персоналу.
Проблема полягає в тому, що саме так само в цей час чинить значна частина ринку.
Склади, розподільчі центри, компанії електронної комерції, кур'єрські служби та виробничі підприємства одночасно починають збільшувати попит на операційних працівників.
Як наслідок, підприємства конкурують за схожі групи кандидатів — і роблять це в умовах дедалі більшого часового тиску.
Сам процес найму також не завершує весь процес. Новий співробітник повинен пройти формальні процедури, навчання, адаптацію та досягти належної ефективності.
Якщо компанія розпочинає весь процес лише тоді, коли обсяг замовлень уже зростає, запас міцності стає дуже невеликим.
7 ознак того, що ваш склад, можливо, не готовий до пікового сезону
Не кожна компанія потребує зовнішньої підтримки перед 4-м кварталом. Однак є певні ознаки, які не варто ігнорувати.
1. Нинішня команда вже регулярно працює на межі своїх можливостей.
Якщо понаднормова робота потрібна ще до початку сезону, додатковий обсяг роботи може швидко перевантажити операцію.
2. У компанії є вакансії, які не заповнені.
Початок четвертого кварталу з кадровими прогалинами означає старт сезону без резерву.
3. Прогнозований обсяг зростає швидше, ніж операційні можливості складу.
Зростання продажів є гарною новиною лише тоді, коли логістика здатна його забезпечити.
4. У процесі існує явне вузьке місце.
Ним може бути комплектування, пакування, приймання, відправлення або інший конкретний етап.
5. Висока плинність кадрів ускладнює збереження стабільного складу персоналу.
Кожен випадок звільнення працівника під час сезону збільшує навантаження на решту колективу.
6. Немає сценарію на випадок раптового зростання кількості замовлень.
Прогнози потрібні, але не менш важливим є план на випадок, якщо фактичний обсяг значно перевищить прогнози.
7. Компанія виходить з того, що додаткових працівників вона знайде лише тоді, коли вони стануть потрібні.
У пік сезону кількість доступних кандидатів може суттєво відрізнятися від тієї, що була кілька тижнів тому.
Якщо кілька з цих пунктів відповідають поточній ситуації на складі, то підготовку до пікового періоду варто розпочати вже зараз.
Аутсорсинг складських послуг дає можливість масштабувати операції
Однією з найбільших переваг аутсорсингу в сезонні періоди є можливість адаптувати ресурси до фактичного навантаження на процес.
Компанія може підготуватися до зростання, не маючи необхідності утримувати протягом усього року команду, розраховану на максимальний попит, що спостерігається лише протягом кількох найнапруженіших тижнів.
Добре спланований аутсорсинг дозволяє підготувати певний процес до сезону, розширити його можливості у міру зростання обсягів, а потім скоригувати масштаб діяльності після завершення найінтенсивнішого періоду.
Для підприємства це означає, перш за все, більшу операційну гнучкість.
Але щоб аутсорсинг дійсно забезпечив таку гнучкість, його також потрібно підготувати заздалегідь.
Чому з аутсорсингом не варто чекати до «Чорної п’ятниці»?
Зовнішній колектив також потребує підготовки.
Необхідно визначити обсяг процесу, потреби, спосіб організації роботи, необхідні компетенції, графік впровадження та правила співпраці.
Чим раніше аутсорсинговий партнер дізнається про прогнозований обсяг та потреби підприємства, тим легше спланувати відповідні ресурси.
Тому найкращий час для обговорення того, як впоратися з піковим навантаженням у листопаді чи грудні, — це не листопад і не грудень.
План дій у надзвичайних ситуаціях, підготовлений до початку сезону, є набагато ціннішим, ніж рішення, яке шукають у той момент, коли затримки вже починають накопичуватися.
Вересень — гарний час для проведення стрес-тесту складу
Перед початком 4-го кварталу варто провести просте моделювання.
Що станеться з робочим процесом, якщо кількість замовлень зросте на 20%? А на 40%? А що буде, якщо одночасно зросте рівень прогулів або кілька осіб покинуть команду?
Варто перевірити:
- максимальну пропускну здатність окремих процесів,
- наявність поточного складу,
- кількість вакансій,
- рівень прогулів та плинності кадрів,
- можливість запуску додаткової зміни,
- процеси, які найбільш схильні до накопичення затримок,
- час, необхідний для підбору та адаптації нових співробітників,
- можливості розширення масштабів співпраці із зовнішнім партнером.
Такий стрес-тест дає змогу виявити слабкі місця ще до настання справжнього пікового сезону.
Вартість відсутності колективу може бути вищою, ніж вартість його забезпечення
У дискусії щодо додаткових ресурсів першим питанням часто залишається їхня вартість.
Проте варто також проаналізувати й іншу сторону рівняння.
У скільки обходиться підприємству незаповнена зміна? Скільки коштує година простою або невикористана пропускна здатність складу? Які наслідки мають затримки відправлень, накопичення заборгованості та необхідність працювати понаднормово?
У період пікового попиту кадрові проблеми можуть дуже швидко перерости в операційні, а згодом — у бізнес-проблеми.
Тому забезпечення належної продуктивності процесу перед початком сезону варто розглядати не лише як витрати на персонал, а й як елемент управління безперебійністю роботи.
NJ Logistic Service — підготовка команди до початку пікового періоду
У компанії NJ Logistic Service ми допомагаємо підприємствам у реалізації логістичних та складських процесів за допомогою аутсорсингу процесів.
Залежно від оперативних потреб ми можемо підготувати команду складських працівників навіть приблизно за 14 днів, а у випадку операторів, які мають сертифікати UDT, — навіть приблизно за 7 днів.
Швидка реакція може бути особливо важливою в разі раптових змін обсягів. Однак і в цьому випадку діє просте правило: чим раніше ми дізнаємося про заплановане зростання попиту, тим краще зможемо підготувати процес і команду до його обслуговування.
Тому підприємства, які вже сьогодні знають, що в IV кварталі кількість замовлень зросте, не повинні чекати на перші ознаки перевантаження складу.
Пік сезону починається ще до першого дня з рекордними продажами
«Чорна п’ятниця» може припадати на кінець листопада, а пік передсвяткового попиту — ще пізніше. Однак з точки зору логістики підготовка до цих подій починається значно раніше.
Зараз саме час скласти прогнози, проаналізувати пропускну здатність, забезпечити необхідні ресурси та підготувати план дій на випадок обсягів, що перевищують заплановані.
Процесний аутсорсинг може стати одним із способів створення такого запасу міцності — особливо тоді, коли підприємству потрібно тимчасово розширити операційні можливості без постійного розширення власної структури.
Тому перед початком найнапруженішого періоду року варто задати собі одне питання:
Чи готовий наш склад до найкращого сценарію продажів — тобто такого, за якого кількість замовлень буде значно більшою, ніж ми передбачали?
Адже успішний піковий сезон починається не тоді, коли починають надходити замовлення. Він починається тоді, коли компанія до них готова.