Сейм працює над законопроектом, який суттєво змінить спосіб легалізації перебування іноземців у Польщі. Найбільшим нововведенням має стати розширення Модуля обслуговування справ (MOS) - який має на меті покращити цифрове обслуговування іноземців та зменшити навантаження на воєводські управління.
Очікується, що оцифрування послуг для іноземців прискорить адміністративні процеси, зменшить кількість формальних помилок та покращить комунікацію між установами та заявниками. Але - як зазначають експерти - з технологічним прогресом зростає і ризик зловживань та витоку даних.
Що таке модуль роботи з кейсами (MOS)?
MOS - це сучасна онлайн-система для розгляду справ іноземців, якою керує Управління у справах іноземців.
Вона дозволить подавати заяви на тимчасове проживання, постійне проживання або довгостроковий статус резидента ЄС виключно в електронному вигляді.
Система дозволяє:
- заповнення та надсилання онлайн-форм,
- доступ до необхідних документів та інструкцій,
- уникнути формальних помилок завдяки автоматичним підказкам,
- покрокова підготовка листів та заявок кількома мовами,
- підписувати документи за допомогою довіреного профілю або кваліфікованого електронного підпису.
Теоретично, це величезна зручність - як для іноземців, так і для агентств з працевлаштування та роботодавців, які допомагають їм з легалізацією.
МОП на практиці - що змінюється для агенцій з працевлаштування та роботодавців?
Діджиталізація роботи з іноземцями, яку проводить МОП, є важливим кроком на шляху до прозорості та автоматизації процесів.
Для установ і компаній це означає:
- Швидша обробка документів - менше помилок, коротший час очікування.
- Більша прозорість - іноземці мають доступ до інформації рідною мовою, що мінімізує непорозуміння.
- Більш безпечні процеси - Можливість перевіряти статус документів на постійній основі.
- Краща конкурентоспроможність - Агенції, які ефективно використовують MOS, отримують перевагу на ринку HR-послуг.
Основні ризики, пов'язані з MOS
Як і будь-яка цифрова революція, MOS також несе в собі певні ризики:
- Недоліки в ІТ-системі - технічні помилки або недостатня доступність порталу можуть затримувати процеси.
- Відсутність повної інтеграції з обласними управліннями - не всі рішення приймаються в електронному вигляді, що подовжує процедури.
- Ризик неправильного заповнення - не виключає людської помилки, і відповідальність все одно лежить на іноземному громадянинові або агентстві.
- Безпека персональних даних - MOS збирає конфіденційні дані; необхідно застосовувати суворі правила RODO.
- Надмірна довіра до системи - MOS не замінює фактичної перевірки та контакту з офісом.
Рекомендації для агенцій та компаній
Варто повною мірою скористатися потенціалом діджиталізації, мінімізувавши при цьому ризики:
- Ставтеся до МОП як до допоміжного інструментуа не єдиним джерелом інформації.
- Перевірити статус документів іноземці також безпосередньо в офісі.
- Навчити координаторів та HR-відділи у використанні порталу MOS.
- Впровадити процедури захисту даних відповідно до RODO.
- Інформуйте роботодавців користувачівщо система не звільняє від легального працевлаштування.
Оцифрування сервісу для іноземців - це крок у правильному напрямку - до більш ефективного, сучасного адміністрування. Однак, сама по собі МОП не вирішить усіх проблем.
Лише поєднання технологій та відповідального підходу з боку агентств і роботодавців забезпечить ефективні та безпечні процеси легалізації праці іноземців.