Dlaczego legalizacja pracy i pobytu w Polsce jest tak ważna?
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy, które znacząco zmieniły sposób, w jaki firmy mogą zatrudniać cudzoziemców w Polsce. Zgodnie z nową ustawą, każda forma zatrudnienia obcokrajowca musi być w pełni zgodna z aktualnym prawem imigracyjnym. Brak legalizacji pracy i pobytu oznacza poważne konsekwencje, takie jak wysokie kary finansowe, czy nawet cofnięcie zezwoleń.
Jeśli zatrudniasz pracowników spoza Polski – ten poradnik jest dla Ciebie.
Krok po kroku: jak zalegalizować pracę i pobyt obcokrajowca
1. Sprawdzenie statusu pobytowego pracownika
Zanim podejmiesz współpracę, upewnij się, czy kandydat przebywa legalnie w Polsce i czy posiada dokument, który umożliwia pracę. Wiza turystyczna lub pobyt wydany przez inne państwo Schengen NIE daje prawa do pracy w Polsce.
2. Wybór odpowiedniej ścieżki legalizacji
W zależności od narodowości, długości planowanego zatrudnienia i rodzaju pracy, firma musi wybrać jedną z form legalizacji:
- Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dotyczy obywateli 6 państw:
Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Gruzja, Armenia, Rosja – dla prac krótkoterminowych do 24 miesięcy
- Zezwolenie na pracę typu A – dla dłuższych i bardziej zaawansowanych stanowisk – dotyczy wszystkich cudzoziemców spoza UE/EOG/Szwajcarii, którzy nie mają prawa do pracy na uproszczonych zasadach:
np. obywatele: Nepalu, Indii, Bangladeszu, Filipin, Uzbekistanu, Kirgistanu, Tajlandii, Pakistanu, Nigerii itd.
Również obywatele Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Rosji — jeśli nie mogą lub nie chcą korzystać z oświadczenia (np. chcą pracować dłużej lub w branży, która wymaga zezwolenia).
- Powiadomienie – dotyczy głównie obywateli Ukrainy, którzy:
✅ Przebywają w Polsce legalnie na podstawie przepisów specustawy (ochrona czasowa).
✅ Mogą zacząć pracę bez zezwolenia ani oświadczenia, ale pracodawca musi powiadomić urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
3. Złożenie wniosku przez system praca.gov.pl
Nowa ustawa wymaga, aby wszystkie wnioski były składane wyłącznie elektronicznie. Papierowe zgłoszenia nie są już akceptowane – ich złożenie skutkuje automatycznym odrzuceniem.
4. Przekazanie kopii umowy do urzędu
Od lipca 2025 pracodawcy mają dodatkowy obowiązek: muszą przekazać kopię umowy o pracę do odpowiedniego organu (starosty lub wojewody) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy cudzoziemca.
5. Zgłoszenie rozpoczęcia lub braku podjęcia pracy
Każdy pracodawca musi również poinformować urząd, czy pracownik rozpoczął pracę zgodnie z deklaracją.
Termin:
- 7 dni – na zgłoszenie rozpoczęcia pracy
- 14 dni – na zgłoszenie, że pracownik nie podjął zatrudnienia
⚠️ Co grozi za brak legalizacji?
- Grzywna nawet do 50 000 zł za każdego zatrudnionego nielegalnie cudzoziemca
- Odrzucenie lub cofnięcie zezwoleń
- Kontrole PIP i Straży Granicznej
- Problemy w przyszłości z zatrudnianiem cudzoziemców
Jak NJOB wspiera firmy w legalizacji pracy?
Zatrudnianie obcokrajowców nie musi być trudne – jeśli masz odpowiedniego partnera. NJOB działa w modelu outsourcingu procesowego, co oznacza, że przejmujemy pełną odpowiedzialność za każdy etap legalizacji:
✅ Weryfikacja dokumentów pracowników
✅ Dobór odpowiedniej ścieżki formalnej
✅ Przygotowanie i wysyłka wniosków przez praca.gov.pl
✅ Przekazywanie umów do urzędów
✅ Terminowe raportowanie i kontakt z instytucjami
✅ Zakwaterowanie i koordynacja procesu wdrożenia
Dzięki temu nasi klienci mają spokój, a pracownicy – legalne i bezpieczne warunki pracy.
Podsumowanie: legalizacja pracy i pobytu w Polsce
Legalizacja pracy i pobytu w Polsce po nowelizacji przepisów z czerwca 2025 to złożony proces, który wymaga precyzji, znajomości prawa i terminowości. Dla wielu firm to poważne wyzwanie – dlatego NJOB bierze ten obowiązek na siebie, oferując legalne i w pełni zgodne z przepisami rozwiązania kadrowe.
Chcesz legalnie zatrudniać obcokrajowców i uniknąć kar?
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces bezpiecznie i bez stresu.