W Sejmie trwają prace nad projektem ustawy, która znacząco zmieni sposób legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Największą nowością ma być rozbudowa Modułu Obsługi Spraw (MOS) – systemu, który w założeniu ma usprawnić cyfrową obsługę obcokrajowców i odciążyć urzędy wojewódzkie.
Cyfryzacja obsługi cudzoziemców ma przyspieszyć procesy administracyjne, ograniczyć błędy formalne i poprawić komunikację między urzędami a wnioskodawcami. Ale – jak zauważają eksperci – wraz z postępem technologicznym rośnie też ryzyko nadużyć i wycieków danych.
Czym jest Moduł Obsługi Spraw (MOS)?
MOS to nowoczesny, internetowy system obsługi spraw cudzoziemców, prowadzony przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.
Dzięki niemu wnioski o pobyt czasowy, stały czy status rezydenta długoterminowego UE mają być składane wyłącznie elektronicznie.
System umożliwia:
- wypełnienie i złożenie formularzy online,
- dostęp do wymaganych dokumentów i instrukcji,
- uniknięcie błędów formalnych dzięki automatycznym podpowiedziom,
- przygotowanie pism i wniosków krok po kroku w kilku językach,
- podpisanie dokumentów profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W teorii to ogromne ułatwienie – zarówno dla cudzoziemców, jak i agencji pracy oraz pracodawców, którzy pomagają im w legalizacji.
MOS w praktyce – co zmienia dla agencji pracy i pracodawców?
Cyfryzacja obsługi cudzoziemców przez MOS to duży krok naprzód w stronę przejrzystości i automatyzacji procesów.
Dla agencji i firm oznacza to:
- Szybszą obsługę formalności – mniej błędów, krótszy czas oczekiwania.
- Większą przejrzystość – cudzoziemcy mają dostęp do informacji w swoim języku, co minimalizuje nieporozumienia.
- Bezpieczniejsze procesy – możliwość bieżącej kontroli statusu dokumentów.
- Lepszą konkurencyjność – agencje, które sprawnie korzystają z MOS, zyskują przewagę na rynku usług HR.
Główne zagrożenia związane z MOS
Jak każda cyfrowa rewolucja, MOS niesie też pewne ryzyka:
- Niedoskonałość systemu IT – błędy techniczne czy brak dostępności portalu mogą wstrzymać procesy.
- Brak pełnej integracji z urzędami wojewódzkimi – nie wszystkie decyzje zapadają cyfrowo, co wydłuża procedury.
- Ryzyko błędnego wypełnienia – system nie eliminuje ludzkiego błędu, a odpowiedzialność nadal spoczywa na cudzoziemcu lub agencji.
- Bezpieczeństwo danych osobowych – MOS gromadzi dane wrażliwe; konieczne jest stosowanie ścisłych zasad RODO.
- Nadmierne zaufanie do systemu – MOS nie zastąpi faktycznej weryfikacji i kontaktu z urzędem.
Rekomendacje dla agencji i firm
Aby w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, a jednocześnie zminimalizować ryzyka, warto:
- Traktować MOS jako narzędzie pomocnicze, nie jedyne źródło informacji.
- Weryfikować status dokumentów cudzoziemców także bezpośrednio w urzędzie.
- Szkolić koordynatorów i działy HR w obsłudze portalu MOS.
- Wprowadzić procedury bezpieczeństwa danych zgodne z RODO.
- Informować pracodawców użytkowników, że system nie zwalnia z obowiązku legalnego zatrudnienia.
Cyfryzacja obsługi cudzoziemców to krok w dobrą stronę – w stronę sprawniejszej, bardziej nowoczesnej administracji. Jednak MOS nie rozwiąże wszystkich problemów sam.
Dopiero połączenie technologii z odpowiedzialnym podejściem agencji i pracodawców zapewni skuteczne i bezpieczne procesy legalizacji pracy obcokrajowców.