Nowy obowiązek zgłaszania umów cudzoziemców – co muszą wiedzieć pracodawcy od 1 lipca 2025?

Zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wprowadzony zostaje obowiązek elektronicznego zgłaszania umów o pracę cudzoziemców za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.

Co to oznacza dla firm zatrudniających pracowników z zagranicy? Czy każda umowa musi być zgłoszona? Jakie są terminy i konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku?
Poniżej wyjaśniamy wszystko – konkretnie i bez zbędnego prawniczego języka.

Na czym polega nowy obowiązek?

Nowe przepisy dotyczą sytuacji, w których pracodawca uzyskał zezwolenie na pracę dla cudzoziemca lub dokonał wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Nowe terminy dla pracodawców:

• Od 1 lipca 2025 r. – obowiązek przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do starosty, który wpisał oświadczenie do ewidencji oświadczeń
• Od 1 sierpnia 2025 r. – obowiązek przekazania kopii umowy do wojewody, który wydał zezwolenie na pracę cudzoziemca

Przypominamy, że:

• Obowiązek dotyczy wyłącznie umów zawartych z cudzoziemcami, dla których uzyskano zezwolenie na pracę lub wpis oświadczenia do ewidencji
• Przekazywane umowy muszą być sporządzone w języku polskim lub w wersji dwujęzycznej; w przypadku braku wersji polskiej konieczne jest tłumaczenie przysięgłe
• Kopia umowy musi zostać przekazana przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy
• Obowiązek ten dotyczy każdej nowo podpisanej umowy – również przy przedłużeniu zatrudnienia lub zmianie warunków pracy

Kogo dotyczy ten obowiązek?

Nowe regulacje obejmują wszystkie branże – zarówno logistykę, produkcję, jak i prace sezonowe w rolnictwie czy gastronomii.

Co musi zawierać zgłoszenie?

Zgłoszenie umowy poprzez system praca.gov.pl powinno zawierać następujące dane:

• dane pracodawcy i pracownika
• rodzaj zawartej umowy
• stanowisko
• miejsce pracy
• datę rozpoczęcia zatrudnienia
• wymiar czasu pracy i wynagrodzenie

Co grozi za brak zgłoszenia?

Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia umowy może skutkować:

• karą grzywny do 5000 zł
• cofnięciem oświadczenia lub zezwolenia na pracę
• problemami podczas kontroli PIP lub Straży Granicznej

Jak uniknąć błędów i niepotrzebnego stresu?

Wprowadzenie nowych regulacji pokazuje, jak coraz bardziej skomplikowane staje się legalne zatrudnianie pracowników z zagranicy.
Dlatego warto współpracować z partnerem, który przejmie pełną odpowiedzialność za zgodność procesu z przepisami – tak jak w modelu outsourcingu procesowego.

Grupa NJOB kompleksowo obsługuje proces zatrudniania cudzoziemców:
– legalizacja pobytu i pracy
– przygotowanie dokumentów i zgłoszeń
– terminowe raportowanie do praca.gov.pl
– zakwaterowanie i koordynacja

Od 1 lipca 2025 r. każdą umowę z cudzoziemcem trzeba zgłosić online. To nowy obowiązek, dlatego dotknie tysiące firm w całej Polsce. Dlatego zadbaj o zgodność z przepisami, bo błąd może kosztować czas, pieniądze i wiarygodność.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z prawem?
Skontaktuj się z nami – Grupa NJOB to sprawdzony partner w modelu outsourcingu procesowego.