Cyfryzacja komunikacji HR to już nie przyszłość, ale teraźniejszość. Od czerwca 2025 roku nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce wymuszają pełną elektronizację procesów legalizacyjnych. To oznacza, że firmy muszą dostosować swoje działania – od obiegu dokumentów, po raportowanie i zgłaszanie umów – do systemów online. Jak jednak wdrożyć te zmiany zgodnie z prawem i uniknąć kar?
Dlaczego cyfryzacja komunikacji HR stała się obowiązkiem?
Nowelizacja ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców przeniosła większość procedur do internetu. Pracodawcy mają teraz obowiązek m.in.:
- przesyłania kopii umów przed rozpoczęciem pracy,
- szybkiego zgłaszania rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia,
- korzystania z centralnego systemu informatycznego zamiast papierowych wniosków.
Cel jest jasny: skrócenie procedur, większa transparentność i pełna kontrola nad legalnością zatrudnienia.
Jak przygotować dział HR na cyfryzację?
Przejście z papierowych dokumentów na cyfrowe wymaga nie tylko technologii, ale i zmiany myślenia w zespołach HR. Najważniejsze kroki to:
- Audyt obecnych procesów – sprawdź, które dokumenty wciąż są obsługiwane manualnie.
- Wdrożenie systemów HRM – zintegrowanych z platformami rządowymi.
- Szkolenia dla pracowników HR – by uniknąć błędów interpretacyjnych i opóźnień.
- Polityka bezpieczeństwa danych – zgodna z RODO i wymogami ustawy.
Najczęstsze błędy przy cyfryzacji komunikacji HR
- Odkładanie wdrożenia „na później” i brak czasu na szkolenia.
- Prowadzenie podwójnej dokumentacji (papierowej i cyfrowej), co rodzi chaos.
- Niewłaściwe zabezpieczenie danych i brak backupów.
- Niedostosowanie procedur do branży (np. produkcja, logistyka, budownictwo).
Jak wdrożyć cyfryzację zgodnie z nowym prawem – krok po kroku?
- Zapoznaj się z wymogami ustawy – zidentyfikuj, które obowiązki dotyczą Twojej firmy.
- Wybierz narzędzia IT – platformy do legalizacji, obiegu umów i raportowania.
- Przeszkol zespół HR i managerów liniowych – aby wiedzieli, jak działa nowy system.
- Testuj i monitoruj – weryfikuj poprawność procesów w pierwszych miesiącach.
- Współpracuj z ekspertami – agencja pracy tymczasowej lub partner HR może przejąć część obowiązków i zminimalizować ryzyko.
Dlaczego warto działać z partnerem takim jak NJOB?
W NJOB nie tylko wdrożyliśmy cyfrowe procesy jako pierwsi, ale też dzielimy się wiedzą z naszymi partnerami biznesowymi. Dzięki temu firmy nie muszą samodzielnie mierzyć się z nowymi systemami i ryzykiem błędów. Zajmujemy się wszystkim – od dokumentów, po raportowanie – tak, aby HR mógł skupić się na rozwoju, a nie na biurokracji.
Cyfryzacja komunikacji HR to ogromna zmiana, ale też szansa na bardziej efektywne i bezpieczne zarządzanie kadrami. Firmy, które szybko dostosują się do nowych wymogów, zyskają przewagę konkurencyjną. Warto więc wdrożyć odpowiednie rozwiązania, przeszkolić zespoły i – co najważniejsze – działać zgodnie z nowym prawem. Wiemy, jak to zrobić. Skontaktuj się z nami.